Пример заполнения книги учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

Итоги

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.

Скачать унифицированную форму журнала учета трудовых книжек

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.

Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.

Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.

Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).

В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица.

Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке.

Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.

Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник.

О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец».

Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.

Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения

Последовательно выполняя описанный выше алгоритм, кадровая служба без труда отразит в книге все факты перемещения трудовых книжек сотрудников.

Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек вы можете на нашем сайте.

Скачать образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

О способах исправления ошибок, допущенных при ведении книги, читайте в материале «Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек».

Итоги

Ведение книги учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно, соблюдение корректного формата даты записей, указание должности работника в полном соответствии со штатным расписанием, отражение Ф. И. О. владельца книжки полностью, без каких-либо сокращений.

Журнал образования и движения отходов

Первичный документ отчетности, в который должны ежеквартально заноситься и обновляться данные об утилизируемых организацией объектах, называется журналом учета образования и движения отходов. Без этого документа ИП, ООО или любую другую форму юридического лица (частную или государственную) ждут ощутимые штрафы от Роспотребнадзора, экологов и других контролирующих организаций.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета образования и движения отходов .xlsСкачать образец журнала учета образования и движения отходов .xls

Причем если у компании несколько подразделений, размещенных в разных местах (с территориально разным размещением мусора), то журнал обязано вести каждое отделение. Бумага очень удобна для взаимодействия с ЭбиРП.

Кадры

Ответственные за учет в отношении мусора (которые должны прописываться в соответствующих приказах) назначаются руководителем. В их ведении и под их ответственностью все моменты, касающиеся организации хранения, утилизации, передачи третьим лицам отходов организации.

Чаще всего это одно МОЛ (материально ответственное лицо). Иногда назначаются его заместители для непредвиденных случаев.

Обучение сотрудника, его инструктаж и введение в курс дела по отношению политики компании с отходами является неотъемлемой частью всего процесса. Причем процесс прохождения обучения тоже должен быть отражен в документации учреждения.

Для чего нужен журнал образования и движения отходов

Основываясь на этой бумаге, можно рассчитать плату за утилизацию отходов организации (об этом упоминается в письме Ростехнадзора от 04 июня 2007 года N 04-09/673).

Контролирующие организации также обращают особое внимание на соблюдение лимитов размещения отходов.

Как фактическое соответствие, так и отображение записей в журнале не должны их превышать. Иначе дальнейшее размещение в тот же временной период будет считаться сверхлимитным. Также цель журнала в следующем:

  • Статистическом анализе внутри организации. Зная, сколько отходов фактически хранится или утилизируется, можно разрабатывать нормативы.
  • Помощи работнику в составлении ежегодной экологической отчетности.
  • Вспомогательной функции при ежегодной инвентаризации.
  • Отражении объема оплаты промышленных и других производственных предприятий за негативное влияние на окружающую среду.
  • Предоставлении данных для всероссийской Госстатистики.

Какие еще нужны документы для всеобъемлющего отчета

Для составления отчета материально ответственному лицу, помимо этого журнала, потребуется схема местности, на которой предполагается хранение этого вида объектов (сроки отдельно прописаны для каждого вида и класса отходов). Также на этой схеме отмечаются места размещения и данные о конкретной единице. Это могут быть:

  • число контейнеров;
  • вид и класс отходов;
  • ФИО ответственных лиц.

Как только продукты переработки (мусор) фактически поступают в место хранения или предполагается их вывоз и утилизация сторонней организацией, данные об этом факте должны быть внесены в журнал.

На месте передача подтверждается актом или накладной, но последние никак в журнале не прописываются.

В каких случаях ждет штраф от 10 до 250 тыс. рублей

Ст. 8.2 КоАП РФ предусматривает, что начисление штрафа возможно в случаях:

  • Когда журнал образования и движения отходов не ведется ни в одной из форм (электронной или бумажной).
  • Когда нет паспортов на опасные виды отходов.
  • В организации нет утвержденных нормативов образования отходов (они не соблюдаются) либо нет лимитов на их размещение.
  • Не предоставлена отчетность формы 2-ТП. Она носит название «Сведения об образовании, использовании, обезвреживании, транспортировании и размещении отходов производства и потребления».

Если для частных лиц штрафы за подобные нарушения минимальны – 1-2 тыс. руб., то для должностных лиц сумма многократно возрастает: может составлять до 300 тыс. руб. А если в подобных нарушениях доказана виновность юридического лица, то административная ответственность выражается штрафом от 100 тыс. до 200 тыс. руб.

Какие данные должен содержать документ

В верхней части журнала содержится информация об утверждении бумаги Приказом Минприроды от 01 сентября 2011 г. №721. Затем идет название организации или его подразделения (для каждого из подразделений бумага создается индивидуально). Справа указываются сведения, за какой квартал и год создается документ.

Продолжает описание табличная часть журнала. Она состоит из таких столбцов:

  • Наименование видов отходов.
  • Код по ФККО.
  • Наличие сохраненных или предназначенных для переработки отходов на начало квартала.
  • Те же данные на конец квартала.
  • Информация о приеме объектов.
  • Данные о том, осуществлялась ли передача отходов и в каком объеме для каждого класса. Также должно учитываться, кому конкретно передаются отходы и для каких целей: использования, обезвреживания, хранения или захоронения.

В графе «Наименование видов отходов» обязательно должен быть отмечен класс отходов по степени опасности.

Первый класс – самый опасный мусор, содержащий ртуть или тяжелые металлы. Далее с четвертого по пятый идет утиль по убыванию его опасности.

Самый неопасный мусор – пятого класса. К нему относятся неработающие лампы накаливания, бумага, картон, незагрязненные резиновые изделия (если есть хотя бы частичное загрязнение, то они подходят к другому классу), словом, бытовые отходы офиса. Это самый распространенный класс мусора, но обозначать его раздел также необходимо.

После перечисления в конце листа обязательна подпись ответственного исполнителя с расшифровкой и дата заполнения.

Если журнал ведется не в электронном виде

Предусмотрено ведение журнала как в электронном, так и в печатном виде. Если выбран второй вариант, то на каждом его листе обязательно наличие двух подписей: ответственного лица и руководителя. Без второй подписи документ будет недействительным.

Каждый новый лист документа подшивается к предыдущим сверху. Так проверяющий может в любой момент увидеть свежую информацию. Причем обновляться данные должны минимум 1 раз в отчетный квартал. В идеале лист журнала заполняется при каждом фактическом действии с отходами любого класса.

Для чего нужна

  1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

  • кадровик
  • бухгалтер
  • hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Пример заполнения книги учета трудовых книжек

На обложке:

  • полное наименование организации;
  • дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Заполняем при приеме на работу

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заполняем при увольнении

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.

Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.

Как прошить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

  1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Как опломбировать книгу учета трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  1. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
  2. Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Штрафы за отсутствие или нарушения учета

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Где отражают учет трудовых книжек

Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

📌 Реклама Отключить

Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Что с печатью?

Федеральным законом от 06.04.15 г. № 82-ФЗ для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации. 📌 Реклама Отключить

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

  • на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
  • при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. 📌 Реклама Отключить

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

📌 Реклама Отключить

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

  1. если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
  2. в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Бухгалтерский учет

Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты): 📌 Реклама Отключить

Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Что будет за нарушение правил?

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Учет и хранение трудовых книжек

Как выдавать сотрудникам трудовые книжки

При необходимости произвести оформление трудовой книжки сотруднику с него нужно взять плату за бланк (п. 47 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша — с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела лСведения о работе». Сотрудник должен заплатить наличными деньгами по приходному ордеру или перечислить деньги на расчетный счет фирмы через банк.

Можно ли вычитать деньги за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника?

Нет, нельзя. Удерживать деньги из зарплаты можно только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланки трудовых книжек оформляются сотрудникам бесплатно, если:

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении (п. 48 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется АКТОМ О СПИСАНИИ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ по форме 0504816, которая утверждена Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н лОбутверждении инструкции по бюджетному учету».

Можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки?

Можно, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя фирмы. Но помните, что при этом расходы на приобретение трудовой книжки не будут входить в состав налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НКРФ).

Заполнение трудовой книжки

Не оформляйте трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники. Бланки фирма должна закупать только у официальных распространителей, ведь приобретенный в розницу бланк может оказаться подделкой.

На распространение трудовых книжек уполномочены ООО лСпецБланк», ГУП лГлавснаб Правительства Москвы», ЗАО лРазносбыт». Для получения бланков трудовых книжек необходимо оформить на фирменном бланке своей фирмы письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить запрос по факсу.

Заранее позаботьтесь о приобретении бланков трудовых книжек и всегда имейте некоторый запас документов. Это необходимо для того, чтобы избежать проблем во время возможных проверок (например, чтобы иметь возможность быстро оформить трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые). Мы приняли на работу сотрудника, который сам принес бланк трудовой книжки. Он даже частично заполнил его своей рукой — написал на титульном листе фамилию, имя, отчество, образование. Можно ли продолжить оформление этой трудовой книжки?

Сотрудники вообще не имеют права самостоятельно приобретать трудовые книжки и заполнять их, поэтому не следует принимать и вести такую книжку. Трудовые книжки оформляет кадровая служба фирмы, а их бланки должны закупаться централизованно и учитываться в приходно-расходной книге. Этим подтверждается официальность оформления трудовой книжки. Помните, что ответственность за оформление книжки будете нести вы. Лучше всего вернуть сотруднику этот бланк и завести ему трудовую книжку на бланке, который приобрела ваша фирма.

Учет трудовых книжек

Поскольку трудовые книжки являются документами строгой отчетности, законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Каждая фирма обязана вести ПРИХОДНО-РАСХОДНУЮ книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 лОб утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (приложения № 2 и № 3).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии фирмы. В книге учитывают бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ сотрудника. Записи в нее вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серий и номеров. А также вносят информацию о стоимости бланков.

Кадровая служба фирмы ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя фирмы, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 лВедение трудовых книжек»).

Как заверять книги учета трудовых книжек, если в фирме нет сургучной печати?

В этом случае книги можно опломбировать. Пломбу изготовить просто. Выведите концы суровой нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки, поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать фирмы или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись с указанием должности, фамилии и инициалов и дату.

Отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое государственный инспектор труда может наложить штраф.

  • должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму 500-5000 рублей;
  • фирму могут оштрафовать на сумму 30 000-50 000 рублей.

Штрафные санкции за нарушение трудового законодательства установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Если сотруднику необходимо временно выдать трудовую книжку на руки, как правильно это оформить?

Выдавать трудовую книжку на руки нельзя, это не предусмотрено действующим законодательством. На наш взгляд, это не только незаконно, но и опасно, ведь сотрудник может и не вернуть трудовую книжку. Рекомендуем вам выдавать сотруднику копию либо выписку из трудовой книжки, а не саму трудовую книжку.

В соответствии с пунктом 7 лПравил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Как хранить трудовые книжки

Трудовые книжки следует хранить в фирме как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет — то в шкафу, запирающемся на ключ. По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию ОТЧЕТ О НАЛИЧИИ БЛАНКОВ и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера (п. 42 лПравил учета и хранения трудовых книжек»).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, хранятся в ТЕЧЕНИЕ ДВУХ ЛЕТ В кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. После этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве фирмы в ТЕЧЕНИЕ 50 ЛЕТ, а затем уничтожаются (п. 43 лПравил учета и хранения трудовых книжек»).

Кто в фирме должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек?

Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформляется приказом руководителя фирмы в свободной текстовой форме. Как правило, эти обязанности возлагаются на сотрудника кадровой службы, иногда на секретаря или бухгалтера.

При смене сотрудников кадровой службы передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. Укажите в акте не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями — с одной стороны указать должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны — сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программы Описание программы Объём программы
Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках; 26 Мб
Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы «Отдел кадров»: хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов. 2,7 Мб
Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой «Отдел кадров 6.0»:не требует наличия установленного Microsoft Access, программа «Отдел кадров плюс» полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме. 5,9 Мб
Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников. 1,7 Мб
Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.) 4,3 Мб
Программа предназначена для автоматизации работы с договорами. Необходимость учета договоров возникает в тот момент, когда с помощью обычного журнала договоров, таблицы Excel или справочника учетной системы невозможно составить ясную картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.Программа «Документ плюс» уменьшает рутинную и однообразную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям. 5,8 Мб
Программа служит для автоматизации торговых операций (формирование документов), работы с клиентами (CRM) и формирования отчетности по торговой деятельности (аналитика).Функции: управление контактами, история взаимодействия с клиентами; управление рабочим временем; автоматизация документооборота; аналитика; функциональные инструменты. 4 Мб
Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении. Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы 1,8 Мб
Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2020, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс, Журнал приказов. Образование) одним архивом. 55 Мб

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *