Порядок на столе

Как расставить вещи на рабочем столе, чтобы стать продуктивнее

На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.

Лиза Заслав (Lisa Zaslow) — один из таких специалистов.

Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени. Лиза Заслав

Вот как Лиза и другие эксперты рекомендуют организовывать рабочее пространство, чтобы добиваться максимальной производительности.

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь. Эмми Трейгер (Amy Trager), профессиональный организатор из Чикаго

Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

Когда напоминалок слишком много, они бесполезны. Эмми Трейгер

Будьте умеренны — делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого. Лиза Заслав

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой

Email — это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.

Лайфхакер и профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой — для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:

  • важные и срочные;
  • срочные и неважные;
  • важные и несрочные;
  • несрочные и неважные.

Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.

На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?

Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него. Эндрю Меллен

Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.

Напоследок ещё несколько советов по организации рабочего пространства:

  • 5 способов улучшить своё рабочее место.
  • 34 идеи, как сделать своё рабочее место удобнее.
  • Каким должно быть идеальное рабочее место.

Работник работает не вахтовым методом. Рабочее место расположено не в городской зоне. Общественный транспорт не ездит до рабочего места. В трудовом договоре и иных документах работодателя нет обязанности по доставке работников до места работы. До рабочего места можно доехать на личном автомобиле, время в пути — до одного часа.
Обязан ли работодатель предоставить транспорт для доставки до рабочего места? Влияет ли продолжительность времени, проводимого работником в пути, на возникновение подобной обязанности у работодателя?

6 сентября 2019

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В отношении работников, не работающих вахтовым методом, обязанность работодателя за свой счет осуществлять доставку до рабочего места трудовым законодательством не установлена, тем не менее такая обязанность может быть установлена коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами. Факт значительных временных затрат на дорогу при этом значения не имеет.

Обоснование вывода:
Обязанность работодателя за свой счет осуществлять доставку до рабочего места установлена для вахтового метода работ (п. 2.5 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82, а также постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 13.02.2009 N Ф04-482/2009(20348-А81-14)).
В отношении работников, не работающих вахтовым методом, подобная обязанность работодателя трудовым законодательством не установлена (ст. 22 ТК РФ), тем не менее такая обязанность может быть установлена коллективным договором, соглашениями*(1), локальными нормативными актами и трудовыми договорами (часть вторая ст. 22 ТК РФ) (смотрите, например, решения Третьяковского районного суда Алтайского края от 08.12.2015 N 2-517/2015, Яковлевского районного суда Белгородской области от 22.12.2016 N 2-1364/2016, Благодарненского районного суда Ставропольского края от 13.02.2017 N 2-57/2017, ответ 1, ответ 2 Роструда, размещенные на информационном портале «Онлайнинспекция.РФ»).
При этом факт значительной удаленности места проживания работника от места его работы значения не имеет, поскольку работник при трудоустройстве сам оценивает, удобно ему добираться до рабочего места или нет (смотрите, например, решение Благодарненского районного суда Ставропольского края от 13.02.2017 N 2-57/2017). Аналогичный вывод, на наш взгляд, следует и в отношении времени, проводимого работником в дороге.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Раченкова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

13 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Если на вашем столе столько мелочей и бумаг, что некуда поставить кружку, то пора принимать экстренные меры. Не все так плохо? Можно сделать еще пару шагов для достижения идеала. Пусть Эйнштейн и говорил, что «только дурак нуждается в порядке — гений господствует над хаосом», позволю себе с ним не согласиться. Если вы не Эйнштейн и бардак на столе объективно отвлекает, снижает вашу эффективность и способствует стрессу, лучше стимулировать свою креативность другим способом. Всего несколько полезных шагов и ритуалов из этой статьи приблизят вас к победе — чистому, организованному и вдохновляющему на свершения столу.

Шаг 1. Порядок на столе начинается с размусоривания

Есть люди, которые обожают выкидывать лишние бумажки, а есть те, для кого этот шаг будет самым непростым, но начать с него необходимо. Пусть в мусор полетят просроченные документы, неактуальные заметки, сломанная канцелярия и прочая ненужная мелочь.

Шаг 2. Правильная сортировка

Посмотрите скептическим взглядом на все, что осталось после уборки. То, чем вы пользуетесь каждый день, можно оставить на поверхности стола или в ближайшем ящике. То, что вы берете раз в неделю и реже, отправьте на хранение в шкаф или на полки. Так вам будет проще поддерживать пространство организованным и чистым, а изредка встать из-за компьютера, чтобы сходить за вещью — только полезная разминка.

Шаг 3. Система хранения

Инвестировать в продуманные органайзеры — хорошая идея. Важно, чтобы они были удобными персонально для вас и, что важно, радовали глаз, тогда порядок поддерживать будет приятнее. Здорово, если в органайзере будет место для зарядки телефона, а еще лучше беспроводной ее вариант — это избавит вас от лишних проводов под рукой.

Шаг 4. Мусор в мусорку

Поскольку обещание себе «я выкину эту бумажку, когда в следующий раз буду вставать» практически никогда не работает, просто поставьте рядом со столом небольшую и симпатичную мусорную корзину.

Шаг 5. Хранение мелочей

Как бы вы ни старались, различные мелочи все равно будут скапливаться на вашем рабочем столе. Вместо того, чтобы фанатично следить за ними, заведите небольшой поднос, миску или любую другую ёмкость, куда вы будете их сбрасывать. Главное — все же перебирать ее время от времени.

Шаг 6. Усмирение проводов

Мы уже подсказали вам про беспроводную зарядку для телефона, но это явно не единственный кабель, который будет вас беспокоить. Добавьте к оснащению вашего рабочего стола специальные органайзеры для проводов. Если провода слишком длинные, скрутите лишнюю длину колечками и скрепите зажимом для бумаг — как на фото ниже. Можно даже приклеить цветные стикеры к проводам и подписать их: отличный лайфхак не только, чтобы не запутаться в однотипных шнурах, но и существенно повышающий шанс вернуть свое имущество после того, как вы одолжили его коллегам.

Шаг 7. Справочные документы рядом

Если у вас в работе есть документы, с которыми вы все время сверяетесь (инструкции, таблицы — что угодно), важно, чтобы они были легко доступны и не терялись в других бумагах. Организуйте место для этих «справочников» на стене около рабочего стола или в настольном органайзере. Для пущего эффекта можно пометить этот документ ярким стикером, положить в уникальную папку или заключить в рамочку.

Шаг 8. Вдохновляющий декор

Декору на рабочем столе — быть! Даже если вы ярый минималист, 1-2 вещи сделают все только лучше. Здесь важно выдержать баланс: декор должен вдохновлять, но при этом не отвлекать. А еще его должно быть ровно столько, чтобы оставалось место не только для полезных вещей, но и для пустого пространства. Самым полезным декором признаны горшечные растения или цветы в вазе — они снижают нервное напряжение аж на 37%!

Также хороши мотивирующие открытки и постеры, любимые кружки, а канцелярия, которую не стыдно выложить в инстаграм, будет не только вдохновляющей, но и полезной. Если ваш стол стоит у стены, используйте это пространство не только для навесных органайзеров, но и для мудбордов или красивых досок для записи планов и идей.

Шаг 9. Вечерний ритуал

Порядок недостаточно один раз создать, его нужно поддерживать. Для этого поможет ритуал, который важно совершать перед уходом домой:

  • рассортируйте вещи по органайзерам;
  • очистите стол от всего лишнего;
  • протрите его тряпочкой с чистящим составом (храните его в столе);
  • опустошите мусорную корзину;
  • помойте чашку.

Подумайте, с чего вы начинаете свой день, поскольку то, как вы проводите рабочее утро — хороший показатель качества остального дня. Если вы сперва записываете дела в блокнот, пусть он лежит перед клавиатурой с закладкой на нужной странице и красивой ручкой рядом. Если проверяете почту, пусть ничто не встает на пути между вами и компьютерной мышью. Привыкли начинать утро с кофе? Поставьте кружку на самом видном месте.

Шаг 10. Повторять раз в квартал

Создайте еще один ритуал, который проводится 4 раза в год: вашему столу все равно понадобится генеральная уборка. Чтобы не забывать о ней, можно ставить напоминания и пометки в календаре, но как нам кажется, гораздо приятнее приурочить уборку к началу нового времени года. В первый рабочий день весны или осени радуйте себя свободным, как чистый лист, столом.

Другие материалы на эту тему:

  • 9 идей для офисного стола, чтобы на работе жилось веселее
  • Очищаем стол: лучшие настенные органайзеры
  • Лайфхаки для экономии места на рабочем столе

Как Lean поможет в работе секретарям и офис-менеджерам

В переводе с английского Lean Management (Lean) – бережливое производство, бережливое управление, бережливое мышление, даже бережливое преобразование. Это концепция управления организацией, которая базируется на повышении качества продукции при одновременном сокращении расходов. Узнаем, как принципы Lean помогут организовать рабочее место и привести в порядок дела.

КОНЦЕПЦИЯ LEAN

Концепция Lean появилась в Японии. В 1950-х годах инженер японской компании «Тойота» Тайити Оно предложил использовать новую производственную систему для выпуска автомобилей. Идея была в том, чтобы объединить существующие на заводах концерна методы повышения эффективности, сделать акцент на качестве продукции и одновременно сократить расходы. То есть наладить бережливое производство.

Изначально система Lean применялась только в производственных сферах, в основном в автомобилестроении, но со временем стала востребована и в других областях. Пришло понимание, что инструменты бережливого производства можно задействовать в строительстве, медицине, дизайне и пр. Постепенно Lean стали внедрять в офисах. Такая система получила название «бережливый офис». Суть та же оптимизировать ресурсы компании, сократить перемещение материалов и ненужные передвижения, снизить время ожидания. Основа бережливого офиса – модернизация всех ресурсов организации, избавление от мусора и постоянное улучшение действий.

Принципы и инструменты Lean позволили успешно оптимизировать деятельность не только на производстве, но и в офисе.

Принципы концепции Lean

• Чистота и порядок в офисе и на рабочем месте. Один из главных принципов бережливого производства. Порядок на рабочем месте и в офисе – это всегда быстрый доступ к нужным канцелярским предметам, архивным папкам, документам и пр.

• Сокращение запасов. На рабочем месте должно быть только самое необходимое. Своевременно избавляйтесь от сломанной или устаревшей техники, ненужных канцтоваров, старых версий документов, лишних файлов в системе и т.д.

• Ликвидация потерь. Cведите к минимуму ненужные передвижения по офису сотрудников, а также продукции, документов (отсутствие автоматизированных процессов и электронного документооборота) и т.д.

• Ограничение времени ожидания. Проводите свой рабочий день максимально эффективно. Помните: даже за то время, что вы тратите на ожидание человека, нужного звонка или подписи начальника, можно успеть сделать не одно дело.

• Правильное выполнение задач с первого раза. Постоянное переписывание, перепечатывание документов из-за случайно допущенной ошибки или опечатки отнимает драгоценное время. Старайтесь сделать с первого раза все правильно.

• Создание потока работы. Весь коллектив должен работать как отлаженный часовой механизм. Каждый сотрудник обязан четко знать свои обязанности и качественно выполнять их.

• Постоянное совершенствование. Технологии развиваются, мир меняется. Рабочие процессы тоже не стоят на месте, потому важно их постоянно анализировать и стараться улучшить. Без этого прогресс невозможен.

Названные принципы лежат в основе Lean-системы. На практике они внедряются с помощью специальных инструментов. Например: Just in Time (с англ. точно в срок) – концепция управления производством, направленная на снижение количества запасов; Value Stream Mapping (с англ. систематизирование потока ценности) – инструмент визуализации, помогающий понять и рационализировать рабочие процессы путем использования инструментов и методов экономичного производства.

Не обязательно применять все инструменты. Для одной компании будет достаточно внедрения одного, для другой – нескольких. Здесь нужно экспериментировать. Путем проб и ошибок в результате получится найти «свой» эффективный метод.

Какие простейшие инструменты уже доказали свою эффективность? Подробно рассмотрим каждый из них.

ПОРЯДОК НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

С чего начать? Поговорите с руководством и получите его одобрение. Вам потребуются полномочия, чтобы внести некоторые изменения в офисное пространство и улучшить свое рабочее место. Если разрешение получено, приступайте к внедрению.

Шаг 1. Избавьтесь от лишнего. Внимательно посмотрите на свой рабочий стол. Разберите документы, смело выбрасывайте ненужные и исписанные листы. Стикеры и любые другие заметки, которыми вы уже не пользуетесь или забыли, для чего они были написаны, – в мусор.

То же самое проделайте со шкафами, полками, ящиками стола во всем офисе. Начните со своего рабочего места и отдайте распоряжение всем сотрудникам. Предупредите, что после вы обязательно проконтролируете чистоту и порядок у каждого.

Шаг 2. Устройте комфортное рабочее место. Измените положение стола, чтобы сделать больше проход; поставьте новое эргономичное кресло; расположите монитор так, чтобы верхняя его часть находилась на уровне глаз или немного ниже; закрепите провода, чтобы они не создавали травмоопасной ситуации.

Ваше рабочее место должно быть максимально удобным и просторным. Ничего не должно стеснять ваших движений.

Шаг 3. Удобно расположите предметы на столе. У секретарей стол всегда завален кипами бумаг, файлами, всевозможными ручками, степлерами, скрепками и другими канцелярскими предметами. Все это захламляет рабочее пространство, доставляет неудобство при подписании документов или поиске нужного договора. Найдите отдельное место каждому предмету на вашем столе.

Шаг 4. Упорядочите работу с документами и папками.

Разделите документы на важные и неважные. Подумайте, к каким бумагам вы обращаетесь чаще всего. Именно они должны находиться в зоне видимости и досягаемости. То есть для того чтобы достать нужный документ, вам достаточно протянуть руку. Менее важные можно поместить в лотки или накопители для бумаг, а архивные положить в боксы для бумаг. Используйте папки-архиваторы с несколькими делениями, чтобы распределить документы по их важности. Документы по желанию хранят в разноцветных папках. Более того, для бумаг определенной категории можно использовать архиватор конкретного оттенка.

Отсортируйте документы. Поставьте на краю стола два-три лотка для бумаг, пометьте их предназначение. Например, документы на подпись директору обозначьте красной наклейкой, на отправку почтой – зеленой, кадровые – желтой. Так вы всегда будете знать, где что лежит, вам не придется тратить время на разбор бумаг.

Используйте маркировку для папок. Нанесение тех или иных знаков помогает в поиске нужной информации. Для обозначения документов можно использовать маркеры, разделители, цветные наклейки. Как вариант – помещать их в разноцветные папки. Например, папку с документами от поставщиков обозначьте желтым, папку с кадрами – зеленым и т.д. Обязательно запишите обозначение каждого цвета и сохраните документ на Google-диске. Доступ к нему должен быть быстрым, вы не должны тратить время на его поиск. Для этого используйте опции электронного документа. Например, чтобы найти нужный файл на Google-диске, достаточно написать его название в адресной строке.

ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ОФИСНОГО ПРОСТРАНСТВА И РАБОЧИХ ПРОЦЕССОВ

Визуализация (lean-visualization) – один из инструментов концепции бережливого производства. Информация, представленная в инфографике, схемах, воспринимается легче, чем объемные текстовые инструкции.

Иллюстрации позволяют объяснить то, что на словах или практике может занять много времени. А время, как известно, ценный ресурс. К секретарю часто обращаются сотрудники с просьбами отсканировать документ или приготовить кофе и т.д. Они объясняют это неумением пользоваться техникой, хотя на самом деле большинство просто ленится приложить усилия. Чтобы сократить число таких обращений, можно визуализировать рабочее пространство. Приведем несколько лайфхаков.

Шаг 1. Используйте диаграмму «плавательной дорожки». Такая схема позволяет описать даже самые сложные офисные процессы. Например, как сотрудникам следует взаимодействовать с клиентом. Кроме этого, диаграмма позволяет представлять процессы, в которых ответственность передается от одного лица к другому (Пример).

Принцип работы диаграммы «плавательной дорожки» похож на эстафету. Суть в том, чтобы снизить время ожидания в процессе передачи другому ответственному лицу.

Шаг 2. Создайте схемы-инструкции для пользования оргтехникой.

Они нужны для того, чтобы любой человек, даже никогда не пользовавшийся до этого принтером или сканером, мог самостоятельно распечатать/ отсканировать документ. Можно попросить дизайнера создать интересную инфографику. Стоит также составить полезные дежурные «шпаргалки» по пользованию кофемашиной, диспенсерами в туалетной комнате и прочим офисным оборудованием (рис. 1).

Шаг 3. Визуализируйте рабочие процессы. Для этого подойдут стикеры, цветные наклейки, маркеры.

Установите быстрый набор. Если вы постоянно забываете, чей номер стоит на кнопке быстрого набора, – наклейте на нее листочек с обозначением. Например, кнопка 1 – бухгалтерия, 2 – отдел логистики и т.д. Если быстрый набор сложнее – запишите все номера на стикерах или листе А4 (в зависимости от объема) и повесьте прямо над рабочим столом. Расположите все так, чтобы вам не приходилось сильно напрягаться, вглядываясь вверх.

Наладьте документооборот. Даже если вы прекрасно помните, какой документ в какой отдел или какому поставщику нужно передавать, нарисуйте для себя понятную схему перемещения всех бумаг. Это избавит ваш мозг от необходимости все запоминать, так вам удастся сосредоточиться на более важных вещах. Можно также использовать диаграмму «плавательной дорожки».

Создайте план по дежурству на кухне, уборке за собой посуды и пр., используя инфографику. То же самое можно сделать с канцелярией, хранящейся в шкафах. Например, повесьте на дверцу краткую инструкцию, что должны делать сотрудники, когда берут ту или иную вещь для работы. Так вы надолго сохраните порядок в шкафу и избежите постоянных вопросов и просьб сотрудников заказать какие-либо канцтовары (рис. 2).

Используйте стикеры, которые станут сигналом, что пора заказывать канцелярию. Например, вы знаете, что с момента заказа до доставки проходит два дня. Посчитайте, сколько каких канцтоваров тратится за это время: пачка бумаги для принтера, 50 файлов, 2 ручки и пр. – это и будет неприкосновенный запас, который должен оставаться в компании. Когда привезут очередную партию канцтоваров, цветным стикером отделите неприкосновенный запас: вложите его в стопки с бумагой, бланками, файлами. Каждый раз, заглядывая в шкаф, будете видеть, что запасы подходят к «критической отметке» – стикеру – и пора заказывать канцтовары (рис. 3).

КАНБАН В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

Канбан – японская система карточек, которая позволяет выполнять задачи точно в срок. Компания «Тойота» первая внедрила ее в своем производственном процессе. Так концерну удалось избежать перепроизводства автомобилей в период кризиса и выпускать модели в срок.

Отличительная черта этой системы – борьба с многозадачностью. Многие считают, что многозадачность – ключ к продуктивности. Но это не так. Выполняя несколько дел одновременно, наш мозг не успевает сфокусироваться ни на одном из них. Следовательно, страдает качество выполнения работы, а силы и энергия тратятся впустую. С помощью японской системы как раз можно разрешить проблему многозадачности и научиться концентрироваться на выполнении одного конкретного дела.

Карточки канбан особенно помогают в работе секретаря. Их можно использовать в организации и управлении делами, например для ведения узких задач. С помощью специальных приложений типа Trello, Asana, Bitrix24 или подручных средств можно создать канбан-доску. Возьмите ватман или маркерную доску и разделите поле на три столбца. Первый – все задачи, которые нужно сделать, второй – текущие задачи, третий – выполненные. Каждый сотрудник выбирает для работы стикеры одного цвета (рис. 4). Тут важно соблюдать одно условие – количество задач «в работе» не должно превышать трех. Это позволяет сосредотачиваться на конкретных делах.

Рис. 4

Что вы получаете, используя карточки канбан в работе?

• Наглядное представление всех ваших задач.

• Четкое понимание того, что нужно успеть за день и как расставить приоритеты. Благодаря принципу ограничения количества задач «в работе» вы избежите огромного списка дел и не будете перегружены работой.

• Увеличение продуктивности. Вы сможете контролировать процесс работы. Все задачи будут записаны и расставлены по приоритетам, а значит, вам не придется все запоминать и переживать, не забыли ли чего-то важного. Ваша продуктивность определенно вырастет.

После внедрения карточек канбан в управление задачами регулярно анализируйте вашу эффективность в конце недели. Это необходимо для того, чтобы понять, над чем нужно поработать, какой процесс усовершенствовать. Последнее тесно связано с еще одним принципом Lean – кайдзен.

КАЙДЗЕН, ИЛИ НЕПРЕРЫВНОЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ

Кайдзен – незаменимая составляющая Lean, которая больше похожа на философию, чем практический инструмент. В процессе внедрения бережливого офиса он крайне важен.

Включение этого принципа в работу концепции бережливого производства – небыстрый процесс. Результаты придут через месяц, а возможно, через три-четыре месяца. Кайдзен призывает не довольствоваться полученными достижениями, а постоянно развиваться и стремиться к совершенству.

Не останавливайтесь на месте, пробуйте новые инструменты Lean, ищите подходы и методы, которые подойдут именно вам и вашей компании. И вы увидите, насколько эффективнее и проще станет ваша работа.

Как организовать рабочее пространство и время в офисе

Всё начинается с рабочего места.

Д. Карнеги

Работа начинается с рабочего места и его организации. Есть, конечно, исключения в виде творческих и уникальных личностей, для которых этот вопрос не так уж важен. Но даже у них есть своя система творческого беспорядка, пусть они этого и не признают. Большинство же людей работает за обычными столами в обычных офисных помещениях, для них и предназначаются следующие советы.

Рабочий стол

Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке и точно знаете, где и что находится. Так же и на рабочем месте: всё должно быть на своих местах, и ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.

С чего всё начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола. А там обычно кипы бумаг, разбросанные канцтовары, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере. И какое будет внутреннее состояние за таким рабочим местом? Несобранное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже всё решило. Какая вокруг реальность, такой и вы. А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой уже никакой.

Luke Chapman/Flickr.com

Постоянно содержите свой рабочий стол в порядке. Начните день с протирания пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, помойте свою чашку для кофе, заполните свой календарь — настройте себя на рабочий лад. Эти простые действия дадут энергию для последующей работы.

Идеальное рабочее место — это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимые канцтовары и простая мебель для работника.

Как работать: стоя или сидя? Решать вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно нужно делать перерывы: пройтись, сделать небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице. Мой режим работы: 45 минут — задача без прерываний, 15-минутный перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха. Так выстроен рабочий день.

Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка и шкафчик должны выполнять свою функцию и не пересекаться с другими элементами. Так будет удобнее работать с документами и различными принадлежностями.

Электронный документооборот

Делайте резервные копии своих наработок, документов, проектов, служебной информации, хранящейся на рабочем компьютере, и отправляйте их на сервер компании или в облачное хранилище.

Сколько сил и нервов люди тратят из-за потерянной информации! Компьютер сломался, завис, кто-то случайно удалил важные данные. Не повторяйте их ошибку и делайте бэкапы. Не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу.

Не устанавливайте лишних приложений, большинство необходимых операции выполняются в стандартных пакетах программ. Если вы в совершенстве владеете определённым инструментом для работы, попросите руководство или IT-отдел о его установке, аргументируя своей эффективной работой в нём.

Ещё один простой совет: старайтесь в своём электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите сервисы «Яндекса», выбирайте их, если сервисы Google — работайте с ними. Вы будете знать все слабые и сильные стороны инструментов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. Не всегда гонка за свежими программами оправданна.

На рабочей станции создайте свою личную простую электронную иерархию. Вы должны в кратчайшее время находить любой свой старый документ. Особенно это важно, когда от вас требуют срочно что-то решить, а вы забыли, где эта информация хранится.

Все самые важные документы сканируйте. Немало рабочих конфликтов между подразделениями возникало из-за какой-нибудь потерявшейся важной бумаги.

Планирование

Вы замечали, что работа иногда превращается в кашу: куча задач, разговоров, встреч, проверка бумаг. И вы в этом крутитесь без конца. Вроде работаете, но работой это назвать сложно. За этим всем не видно общей картины происходящего, и это одна из проблем современной производительности: действия есть, результаты тоже есть, но они не очень заметны в рутине.

Чтобы такого не было, необходимо составлять план задач и мероприятий на день, неделю и даже на месяц.

tec_estromberg/Flickr.com

Большинство пользуется блокнотами или ежедневниками. Да, это хорошо, но бумага — «оперативная память», в ней хранится вся текучка, а основная информация теряется в обилии страниц. Блокнот или ежедневник — это уже архаичный способ планирования. В ежедневнике вы не видите всей картины событий, не сообразите, когда лучше делать одно, а когда другое, а также сможете пропустить какое-нибудь важное событие. Нет возможности вытащить необходимые данные и провести всесторонний анализ. Представьте, сколько надо страничек перелистать, чтобы сопоставить необходимую информацию.

Сейчас существует много приложений и онлайн-сервисов для организации своего рабочего времени. Поверьте, этим надо заниматься, если вы хотите продуктивно работать независимо от ситуации и настроения. To-do-лист сегодня — это всё для эффективного управления задачами и временем.

Я использую систему контекстного планирования в среде Outlook Глеба Архангельского. Что мне в ней нравится: простота и эффективность инструмента, хорошо знакомое приложение, совмещение календаря, задач и почты в одном информационном пространстве, интеграция с офисными приложениями. Данной системе планирования можно обучить любого сотрудника за небольшое время.

Вот несколько советов по организации рабочего времени:

  • Планируйте гибко, в контексте, а не с жёсткой привязкой ко времени.
  • Научитесь понимать, что главное, а что нет.
  • Легко расставайтесь с незначительными делами.
  • Цените качество проведённого времени, а не само потраченное время.
  • Говорите себе и другим людям «нет», когда это необходимо.
  • Начинайте день с трудных и неприятных заданий.
  • Когда планируете на работе задачи и проекты, ставьте им сроки выполнения.

Мощный психологический приём — вычёркивать выполненную задачу или ставить напротив неё галочку. Это даст вам дополнительную внутреннюю энергию для достижения больших результатов. Вы увидите, что всё не напрасно.

Работа с почтой

Как организовать работу с почтой?

Во-первых, надо установить время работы с ней, чтобы уменьшить количество прерываний. Лучше всего это делать в утренний час, когда задачи начинают формироваться, и после обеда, когда надо проверить, как обстоят дела.

Во-вторых, на неоднозначные письма не стоит отвечать сразу. Нужно всё обдумать: обращение, построение ответа, дополнительную информацию. Старайтесь делать так, чтобы субъективизма было как можно меньше. Забудьте о быстрых ответах, как все привыкли делать в социальных сетях.

В-третьих, не перегружать текст письма информацией, которая понятна только самому отправителю. Старайтесь отвечать кратко и ёмко, взвесив каждое слово. В наш цифровой век это очень важно: никому не интересно пробираться сквозь уникальные умозаключения.

И наконец, не стоит забывать о сетевом этикете: обращении к получателю, стиле письма, информации по делу, контактных данных. Учитесь составлению письма, анализу того, что написали, и правилам обращения.

Дополнительный инструмент

Что ещё помогает сделать работу эффективнее, так это маркерная доска. Незаменимый инструмент, особенно когда в отделе идёт мозговой штурм или решение серьёзной задачи с промежуточными этапами.

midnightcomm/Flickr.com

В моей профессиональной деятельности доска была непременным атрибутом рабочей обстановки. Она полезна и с точки зрения экономии бумаги. Вы не поверите, сколько тратится листов на объяснение своих идей и решений.

Благодаря визуальному мышлению (оно есть у всех) люди могут совместно рисовать на доске, объяснять свои мысли и предлагать лучшие решения задачи. Всем всё видно и понятно.

От себя добавлю, что мне в работе помогает музыка. Она положительно влияет на мою производительность, особенно когда надо работать с однообразными задачами на компьютере или оформлять большой пакет документов. И вообще хорошо начинать утро с позитивной музыки. Но не стоит включать её для всех, помните: вы работаете не один, кому-то музыка будет только мешать.

А какие дополнительные рабочие инструменты применяете вы в вашей деятельности?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *