Кэдо роснедра программа документооборот

Электронное взаимодействие с Роснедра через Портал недропользователей и геологических организаций

Удостоверяющий центр «Такском» предлагает юридическим лицам, выполняющим работы в сфере недропользования и геологического изучения недр воспользоваться возможностью получения усиленной квалифицированной электронной подписи, необходимой для работы в Личном кабинете недропользователя.

Федеральным агентством по недропользованию (Роснедра) разработан Портал недропользователей и геологических организаций (Личный кабинет недропользователя).

Пользователями Портала являются юридические лица, выполняющие работы в сфере недропользования и геологического изучения недр.

Получение доступа к Личному кабинету недропользователя осуществляется руководителем юридического лица или лицом, имеющим право действовать без доверенности в отношении организации. После регистрации в Личном кабинете пользователь сможет оперативно получить доступ к данным по программам воспроизводства минерально-сырьевой базы, состоянию условий пользования недрами и проектной документации, а также к статистической и аналитической информации.

Недропользователи смогут отправлять заявки и предложения в Роснедра по включению участков недр в программу лицензирования, программы геологоразведочных работ за счет средств федерального бюджета.

Кроме того, компании получат возможность регистрировать заявки на получение государственных услуг: предоставление геологической информации, внесение дополнений в лицензии, их переоформление.

Для использования услуг в Личном кабинете недропользователя пользователь должен иметь квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, полученный в удостоверяющем центре, аккредитованном в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Для представления документов в Роснедра необходимо выполнить следующие действия:

1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись в Удостоверяющем центре «Такском»;

Ознакомиться с руководством по установке программного обеспечения для работы в Личном кабинете недропользователя, размещенному на Портале недропользователей и геологических организаций;

3. Войти в Личный кабинет недропользователя, размещенный на Портале недропользователей и геологических организаций;

4. Подготовить и направить документы в Федеральное агентство по недропользованию через веб-интерфейс Личного кабинета недропользователя, в соответствии с Руководством пользователя Портала.

Удостоверяющий центр «Такском» предлагает юридическим лицам, выполняющим работы в сфере недропользования и геологического изучения недр воспользоваться возможностью получения усиленной квалифицированной электронной подписи, необходимой для электронного взаимодействия пользователей с Федеральным агентством по недропользованию, его территориальными органами и подведомственными организациями в сфере лицензирования недропользования.

Поделитесь с друзьями:

программа ДЕЛО

Программа ДЕЛО, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Преимущества программы ДЕЛО

Для руководителей различных уровней:

  • — быстрый поиск документов;
  • — отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
  • — эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
  • — сокращение сроков подготовки и согласования документов;
  • — удобная работа над проектами документов;
  • — получение сводных отчетов и журналов;
  • — возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, делопроизводителей:

  • — быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
  • — отслеживание хода исполнения резолюций;
  • — удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
  • — журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
  • — формирование отчетности.

Характеристики программы ДЕЛО

  • — Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
  • — Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)
  • — Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств.
  • — Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
  • — Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
  • — Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
  • — Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Программа ДЕЛО – тиражируемый “коробочный” продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

Функциональность программы ДЕЛО

Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами

  • — Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.
  • — Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.
  • — Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
  • — Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.
  • — Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.
  • — Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.
  • — Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Работа с внутренними документами организации

Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:

  • — создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;
  • — изменение проекта с хранением предыдущих версий;
  • — согласование проекта документа;
  • — утверждение проекта документа;
  • — регистрация документа, созданного на основе проекта;
  • — Формирование поручений по документам;
  • — Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
  • — Контроль прохождения и исполнения документов.
  • — Управление доступом к документам.
  • — Создание и хранение шаблонов документов.

Обеспечение информационной безопасности

  • — Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.
  • — Протоколирование действий пользователей.
  • — Использование методов криптографической защиты информации – ЭЦП и шифрование.

Программа ДЕЛО — промышленная система, обеспечивающая возможность полноценной работы с юридически значимыми электронными документами. С помощью криптографического комплекса «Юридически значимый документооборот» программа ДЕЛО позволяет придать юридическую значимость электронному документообороту любого масштаба. ЭЦП в системе при соблюдении требований законодательства юридически является аналогом собственноручной подписи. Документ, подписанный такой ЭЦП, приобретает полную юридическую силу в рамках российского законодательства. В системе осуществляется подписание и проверка ЭЦП файлов, прикрепленных к РК, шифрование и подписание сообщений, передаваемых по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации. Данное решение основано на разработках ведущих отечественных производителей средств криптографической защиты информации.

Соответствие стандартам программы ДЕЛО

Законодательства РФ:

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О государственной тайне», «О коммерческой тайне», «О персональных данных», «Об архивном деле в РФ» и др.

Национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO):

  • — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами – Общие требования;
  • — ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации – Требования к оформлению документов;
  • — ГОСТ Р 52294–2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения;
  • — ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;
  • — Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий (части 1-3);
  • — ГОСТ Р 34.10–2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Иным нормативно-методическим документам:

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

Состав программы ДЕЛО

Состав и назначение компонентов серверной части программы ДЕЛО:

N п/п Название Назначение Реализация
Модуль управления доступом Обеспечивает реализацию следующих функций:

  • — разграничение прав пользователя программы ДЕЛО как к функциям, так и к отдельным объектам системы;
  • — контроль доступа пользователя к функциям или объектам программы ДЕЛО в соответствии с назначенными им правами
Power Builder, комплекс хранимых процедур, стандартные функции ОС по управлению доступом
Модуль реализации прикладной логики Обеспечивает выполнение прикладных функций программы ДЕЛО Комплекс хранимых процедур
Модуль протоколирования Обеспечивает протоколирование событий, инициируемых пользователями программы ДЕЛО Комплекс хранимых процедур
Модуль полнотекстового поиска Обеспечивает возможность полнотекстового поиска документов, которые могут храниться как непосредственно в компонентах хранения программы ДЕЛО, так и в файловой системе. Модуль также предоставляет пользователям возможность поиска информации с учетом морфологических особенностей русского языка за счет интеграции с подобными системами Power Builder, С++
Модуль индексирования документов Реализует механизм индексирования документов с использованием технологии Microsoft Index Server Microsoft Index Server
Компонент хранения структурированных данных Обеспечивает хранение данных трех типов: справочников программы ДЕЛО, объектов программы ДЕЛО и метаданных СУБД Oracle или СУБД Microsoft SQL Server
Компонент хранения неструктурированных данных Обеспечивает хранение неструктурированной информации – электронных образов документов СУБД Oracle или файловая система
Серверная часть почтовой системы Обеспечивает доставку информации адресату Любой SMTP/POP3 сервер

Таблица 2.2. Состав и назначение компонентов клиентской части программы ДЕЛО:

N п/п Название Назначение Реализация
API Представляет собой набор объектов, созданных с использованием технологии ActiveX. Объекты API могут быть использованы в прикладной программе, написанной на любом языке программирования, поддерживающим работу с ActiveX объектами. Доступ к данным программы ДЕЛО посредством API возможен только в режиме чтения. API программы ДЕЛО является 32-разрядным приложением, поэтому он не может быть использован в среде 16-разрядных приложениях Windows Delphi. ПРИМЕЧАНИЕ: в случае, если программа ДЕЛО функционирует со своими опциями, API располагается на сервере приложений
Модуль экспорта/импорта данных Реализует возможность экспорта и импорта данных отдельных справочников программы ДЕЛО в файлы и из файлов, поддерживаемых драйверами ODBC (*.txt, *.xls, *.dbf) Power Builder, стандартные функции СУБД Oracle и Microsoft SQL Server по экспорту/импорту данных
Модуль интеграции с приложениями Microsoft Office Обеспечивает интеграцию с такими приложениями Microsoft Office, как Microsoft Word и Microsoft Excel, которые позволяют осуществлять просмотр и печать отчетов программы ДЕЛО, а также позволяет создавать документ на основе шаблона, обеспечивающего регистрацию этого документа в программе ДЕЛО C++, для создания и редактирования шаблонов – Microsoft Visual Basic
Модуль реализации прикладной логики Обеспечивает выполнение прикладных функций программы ДЕЛО Power Builder. ПРИМЕЧАНИЕ: в случае, если программа ДЕЛО функционирует со своими опциями, данный модуль присутствует и на сервере приложений
GUI Данный компонент обеспечивает отображение информации на экране Power Builder
Клиент почтовой системы Данный компонент обеспечивает формирование почтовых сообщений для их последующей отправки адресату Power Builder, MAPI

Общие сведения об архитектуре программы ДЕЛО

Программа ДЕЛО – прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер. В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.

Архитектура программы ДЕЛО представлена на рисунке

Скриншоты

Программа ДЕЛО, стоимость:

Стоимость лицензии на систему «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» под СУБД ORACLE (рубли)
Стоимость лицензии одного рабочего места в локальной вычислительной сети
Количество рабочих мест 1-5 6 — 20 21-50 51-100 свыше 100
Цена лицензии за одно рабочее место 13400 12900 12500 11900 по запросу
Стоимость лицензии на систему «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» под СУБД Microsoft SQL Server (рубли)
Стоимость лицензии одного рабочего места в локальной вычислительной сети
Количество рабочих мест 1 — 5 6 — 20 21 — 50 51 — 100 свыше 100
Цена лицензии за одно рабочее место 9500 9000 8500 8000 по запросу

Расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом.

В стоимость лицензий по текущему прейскуранту входят годовые гарантийные обязательства. По истечению гарантийного срока, заключается договор на сопровождение. Стоимость годового сопровождения составляет 20% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период.

Стоимость СУБД не входит в стоимость системы.

Полный прайс-лист можно найти

Разработчик программы ДЕЛО

Электронные Офисные Системы
107023 Москва, ул. Электрозаводская, д. 52.
Тел: (495) 580-75-15
E-mail: market@eos.ru
http://eos.ru/

Как я выбирал СЭД — о чем молчат вендоры

Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией».
Я согласился, хотя и работаю в немного другом направлении и раньше вплотную не сталкивался с СЭД. То что я обнаружил в процессе изучения и сравнения разных решений мне настолько интересным, что я даже решился на небольшое расследование и теперь делюсь результатами.
Я обнаружил, что на рынке систем документооборота сложилась крайне странная ситуация. Такое ощущение, что производители как будто сговорились между собой и решили изо всех сил скрывать информацию о своих продуктах. Мне даже стало казаться, что они боятся, как бы я не увидел чего-то лишнего.
Получается, что я, как и другие покупатели, стараюсь узнать о функционале продукта, изучить и попробовать его перед покупкой, а разработчик делает всё, чтобы у меня ничего не вышло, зато щедро и многобуквенно рассказывает о достижении бизнес-целей, преимуществах, экономическом эффекте и прочих абстракциях, избегая показывать «товар лицом».
На первый взгляд странное поведение. Но вполне объяснимое, если копнуть глубже.
Этим мы сейчас и займёмся. Копнём на полную глубину и посмотрим, почему так происходит и как в таких условиях вести себя покупателю, чтобы таки увидеть то, что скрыто.

Обманутые ожидания

Давайте на секунду отойдем от темы электронного документооборота, чтобы никого не обидеть. Я просто предлагаю вам внимательно посмотреть на две картинки.

Это Salesforce – одна из самых серьезных и авторитетных CRM-систем. На их сайте нужно пройти процедуру регистрации, в том числе указать название компании, количество сотрудников и свой телефон, чтобы просто посмотреть видеоролик о системе. Без этого Вы не увидите ни внятного описания функционала ни скриншотов, которые помогли бы составить впечатление о продукте.

А это Битрикс24. У них достаточно просто ввести свой Email-адрес и через несколько секунд можно уже начать работу в системе, и через 15-20 минут вы на практике получите общее представление о возможностях предлагаемого решения.
Чувствуете разницу? Кто более открыт публике? У кого больше шансов «зацепить» клиента?
Так вот, ситуация на российском рынке систем электронного документооборота всё больше напоминает первую картинку. Почему? Потому что продавец (который делает сайт) и покупатель (который приходит на сайт) преследуют разные цели.
Позиция продавца — «Расскажи мне о своих проблемах, а я покажу, как мой продукт их решает».
На что покупатель отвечает — «Лучше ты просто покажешь товар, а я уж сам разберусь, что мне подходит, а что нет».
Только в условиях насыщенного рынка покупатель не очень-то стремится к диалогу, вот и получается, что клиент приходит на сайт с целью «примерить костюмчик», а вендор заколачивает витрины досками, и соглашается хоть что-то показать только, когда дверь за посетителем надёжно закроется.
Впрочем, такое парадоксальное поведение имеет простое объяснение — так исторически сложилось.

История вопроса

Давайте мысленно вернемся примерно в начало 2000-х и представим, что вы решили привнести в свой бизнес немного автоматизации. К примеру, организовать электронное согласование договоров или автоматизировать какие-нибудь заявки.
Для этого вам без сомнения пришлось бы взяться за реализацию серьезного и масштабного ИТ-проекта как минимум на 6-12 месяцев и несколько миллионов рублей (в сегодняшних деньгах). Этот проект по большей части состоял бы из работ по обследованию, составлению ТЗ, моделированию бизнес-процессов, модификации, адаптации, конфигурированию, настройке и внедрению ПО.
Сейчас же достаточно вбить пару слов в Google и к вашим услугам будут десятки, если не сотни сайтов, предлагающих готовые решения по автоматизации практически любого процесса.
Другими словами, раньше функционал никого особо не интересовал, потому что на рынке господствовали тяжелые платформенные продукты, в которых для конечных пользователей не было ничего интересного. Прежде чем что-то потрогать — следовало бы несколько месяцев поработать.
Сейчас же настало время универсальных, гибких, многофункциональных и доступных по цене решений. И вот здесь уже покупатель может делать выбор, опираясь исключительно на функционал продукта.
Еще несколько лет назад ни руководители предприятий, ни их сотрудники не были в состоянии поддержать диалог на тему внедрения того же электронного документооборота. Не были редкостью топ-менеджеры, которые вообще не пользовались компьютером, и работали только с бумажными документами.
Раньше вендорам не было смысла акцентировать внимание на функциях продукта, потому что никто кроме ИТ-специалистов не смог бы этого понять, а тем более осмыслить. Сами клиенты охотнее велись на такие вещи как известность бренда, наличие известных клиентов и пр.
Но за последние годы всё изменилось. Но современный клиент – совсем другой человек. Сегодня менеджер среднего звена (например, начальник общего отдела) вполне может обсудить вопрос синхронизации справочников 1С с внедряемой системой.
Современный клиент технически более грамотен и занимает активную позицию — он хочет и может самостоятельно изучить продукт и сделать собственные выводы на основе собственного опыта.
Посмотрите на любой рынок, где господствуют молодые компании и вы увидите это. Увидите стремление продавцов как можно больше показать и рассказать о своём продукте. Дать попробовать, прежде чем купить.
До поставщиков СЭД это еще не дошло. Они по-прежнему думают, что их покупатель такой же, каким был 10 лет назад. Они по-прежнему считают, что продают не продукт, а свою многолетнюю репутацию. Они по-прежнему предпочитают показывать отзывы, а не саму систему.
Что же делать? Как же нам выбрать подходящее решение, если вендоры совсем не хотят идти нам навстречу? Надо собирать информацию по крупицам и читать между строк.
Вот прямо сейчас и попробуем.

Процесс выбора

Перейдем к главному. Давайте посмотрим на процесс выбора СЭД и отметим, какая информация нам потребуется и насколько легко её можно найти на сайтах ведущих российских поставщиков.

Шаг 1. Изучаем списки функциональных возможностей

Как и любой потенциальный клиент, я прихожу на сайт уже с некоторым пониманием своих проблем и способов их решений. Я примерно представляю, какой функционал мне необходим, поэтому отправной точкой для меня будет перечень функциональных возможностей системы. На этом этапе меня не интересуют детали — мне важно, обладает ли в принципе система необходимыми функциями. Зачастую от ответа на этот вопрос будет зависеть – продолжу ли я изучение этого сайта или пойду на следующий.
Пример: Организация ведет интенсивную официальную переписку со своими обособленными подразделениями и другими организациями. Поэтому для меня критична функция регистрации входящих писем от контрагентов и государственных органов.
Начать следует с таких разделов как «Описание решения», «Решаемые задачи», «Возможности» и пр. Постарайтесь найти список конкретных возможностей системы или решаемых задач. Обращайте внимание на уровень детализации, многие вендоры предпочитают общие формулировки типа «навести порядок в договорной работе» или акцентируют внимание на архитектуре, технологиях, поддержке разных СУБД и пр.
Если ничего более детального найти не удается — это сигнал о том, что возможно вендор пытается выдать своё решение за то, чем оно не является или надеется подогнать систему под ваши требования уже в ходе проекта.
Хороший пример:

ТЕЗИС. В разделе «Функциональность» находится простой и понятный перечень основных возможностей, разбитый по функциональным блокам. Позволяет сразу составить представление о системе.

Плохой пример:

DocsVision. Информация о функционале рассредоточена по описаниям платформы, модулей, бизнес-решений и доработок сторонних производителей. Разобраться в таком большом объёме данных непросто.

Шаг 2. Ищем релевантные примеры использования

Допустим, я нашел интересующий меня функционал. Теперь надо понять, как именно это реализовано. Мне мало обещаний в стиле «возможность согласования документов» — мне важно, как в рамках этой возможности будут выполняться нужные мне операции.
Пример: Продолжая тему регистрации входящих, мне важно понимать, на каких стадиях обработки есть возможность приложения скан-копий, как обрабатывается невскрытая корреспонденция, как регистрируется получение ответа на исходящее и пр.
Для этого вам следует искать специальный раздел посвященный конкретной функции или модулю, либо дополнительные материалы. Зачастую на сайтах можно найти тематические презентации, посвященные конкретным процессам, например «Согласование договора в системе Х», «Автоматизация канцелярии» и тому подобное. Важно найти материалы, демонстрирующие решения проблем, максимально похожих на ваши.
Несмотря на очевидную необходимость примеров использования – очень немногие вендоры решаются на их публикацию. Частично это можно объяснить нежеланием поставщиков платформенных решений вписываться в рамки конкретных сценариев. Однако, на мой взгляд, даже в этом случае вполне возможно показать типовое решение, описав возможности его адаптации.
Хороший пример:

Verdox. В разделе «Виртуальный тур» представлено множество конкретных кейсов, каждый из которых – небольшая демонстрация соответствующего процесса с картинками и подробным описанием.
Плохой пример:

МОТИВ. Вместо описания возможностей и функций – статья о необходимости и актуальности документооборота. Даже в примерах подробно описаны проблемы, но непонятно какие решения предлагаются.

Шаг 3. Рассматриваем скриншоты

Как ни крути, а зачастую хороший скриншот может очень многое сказать о системе. Для меня изучение скриншотов – это обязательный этап выбора. И я — не исключение — современные покупатели зачастую обладают достаточным опытом, чтобы даже на основании снимка экрана сделать определённые выводы.
К тому же скриншот это своего рода доказательство того, написанное на сайте — правда. Одно дело написать что-то в списке функций и совсем другое — показать соответствующий экран.
Пример: В списке возможностей Системы значится возможность вынесения резолюции по документу. При этом на скриншоте видно, что резолюции выносятся путём выбора готовых вариантов, а не произвольно, при этом можно прикладывать файлы. Таким образом, скриншот доносит гораздо больше информации, чем целый абзац текста.
В большинстве случаев, у вас не возникнет проблем с тем, чтобы посмотреть скриншоты. Даже если их нет на сайте, вы вероятно увидите их в презентационных материалах. Обращайте внимание на количество и качество снимков. Сайт, с большим количеством скриншотов, которые можно рассмотреть и осмыслить скорее всего показывает правду.
Если же скриншотов мало или на них не видно деталей, то возможно разработка не так хороша, как вам расписывают.
Хороший пример:

Optima Workflow. Полноразмерные скриншоты сопровождаются подробным описанием того, что на них изображено.
Плохой пример:

БОСС-Референт. Скриншотов нет вообще. Весь контент – текстовый. Для меня так и осталось загадкой – как же выглядит эта система. Впрочем, один скриншот на сайте найти удалось, правда он был настолько мелкий, что деталей не разобрать.

Шаг 4. Смотрим видеоролики

Настало время углубленного изучения систем, прошедших наш предварительный отбор. Лучше всего для этого подходят видеоролики — это самый простой способ посмотреть решение в действии, при этом особо не напрягаясь.
Не нужно думать, что скриншоты и видеоролики – вещи взаимоисключающие. Скриншоты дают возможность самостоятельно выбирать, что смотреть и в каком порядке. Зато видео иллюстрирует работу системы гораздо более подробно.
Пример: Вендор обещает, что регистрация нового документа будет простым и быстрым процессом. Тем не менее, на видео видно, что на самом деле для этого надо заполнить огромную карточку из 20 полей, которые находятся на разных вкладках. Причем в некоторых случаях совсем не понятно, какие значения надо указывать.
Просматривая видео, можно поставить себя на место пользователя, увидеть и оценить вещи, которые никаким другим способом не обнаружить.
На сайтах можно найти видеоконтент трёх типов — короткие обзорные ролики, обучающие видео и записи вебинаров. Последние — не лучшее решение, зачастую на их просмотр может потребоваться не один час. К сожалению немногие вендоры выкладывают хорошие видео-ролики. В этом случае можно попробовать поискать видео за пределами официального сайта. Есть вероятность, что кто-нибудь записал его в рамках обзора системы, выступления на семинаре и пр.
Хороший пример:
Опять ТЕЗИС. В разделе «Видеоматериалы» представлено достаточное количество видеороликов. Сами ролики тоже очень хороши — оптимальная длина, закадровый голос и полноценная демонстрация работы.
Плохой пример:
DocLogix. На первом видео женщина рассказывает, как ей понравилась система, но саму систему не показывает. На других есть запись работы в системе, но отсутствуют какие-либо комментарии, так что совершенно непонятно, что на роликах изображено. Такие видео только запутывают.

5. Демо-версия

Завершающий этап отбора — испытание системы в условиях приближенных к реальным. Для этого нам потребуется демонстрационная версия или бесплатный пробный период.
Пример: Допустим, мне необходимо автоматизировать процесс работы с корреспонденцией, когда сотрудник А регистрирует документ, сотрудник Б выносит резолюцию, сотрудник В её исполняет, а сотрудник Г контролирует работу. Убедиться, что это возможно и понять насколько удобно можно только в демо-версии. Ни скриншоты, ни ролики не дадут такой возможности.
И вот это самый редкий зверь. Очень немногие решаются предоставить демо-версию. На мой взгляд, причина проста – при работе с демо инициатива всегда на стороне клиента. Следовательно, все недостатки будут хорошо видны. Поэтому обычно демо-версии стараются не давать. Тем не менее, радостно видеть, что некоторые всё же набираются смелости и выкладывают демо в открытый доступ, как это уже давно принято у всех интернет-сервисов.
Хороший пример:
Опять Verdox. Одна из немногих систем, где демо-версия создаётся реально на лету без установки, разговоров с менеджером и прочего. Достаточно заполнить форму и подождать несколько минут.
Плохой пример:
E1 Евфрат. В открытом доступе демо-версии нет, но можно оставить заявку. Саму демо-версию дадут только после обстоятельного разговора с менеджером (мне перезвонили через 3 дня). При этом удаленного доступа нет — надо устанавливать сервер, СУБД и прочее, что без администратора сделать нереально.

6. Ценник

Ну и самое интересное напоследок. Если функционал и технические требования меня устраивают – время взглянуть на стоимость.
Здесь самое главное – прозрачность ценообразования, как на лицензии, так и на услуги внедрения. К счастью времена, когда стоимость была коммерческой тайной, уже почти у всех прошли. Однако не всегда неподготовленный пользователь может разобраться в прайс-листе.
Хороший пример:
Опять Optima Workflow. Редкий случай, когда раскрываются цены и на ПО и на услуги и на техническую поддержку. Всё, что нужно – это умножить количество пользователей на стоимость лицензии и прибавить единую стоимость типовых решений.
Плохой пример:
Directum. Мне показалось, что у этой системы самый запутанный ценник – серверные лицензии, клиентские лицензии, у каждой лицензии три разные редакции, лицензии на дополнительные модули, которых несколько десятков. Надо очень хорошо знать систему, чтобы самостоятельно собрать этот конструктор.

Резюме

В качестве итога предлагаю вашему вниманию сводную таблицу с перечнем некоторых из рассмотренных систем (в реальности их было гораздо больше) и моей субъективной оценкой по каждому пункту.
И дабы не провоцировать холивар еще раз напомню, что объектом изучения были сайты вендоров, а не сами продукты.

Название Список возможностей Примеры использования Cкриншоты Видеоролики Демо-версия Ценообразование
Verdox ★★★ ★★★ ★★ ★★★ ★★★
Optima Workflow ★★ ★★★ ★★★ НЕТ ★★ ★★★
DocsVision ★★ ★★ ★★★
ТЕЗИС ★★★ НЕТ ★★★ ★★ НЕТ ★★
МОТИВ НЕТ ★★ ★★ ★★ ★★★
1С-Документооборот ★★ ★★ ★★
Directum ★★ ★★★ НЕТ
ДЕЛО ★★ НЕТ ★★ ★★ ★★
WSS Docs НЕТ ★★ НЕТ ★★★
E1 Евфрат ★★ НЕТ НЕТ ★★★
БОСС-Референт ★★ НЕТ НЕТ НЕТ ★★ НЕТ
DocLogix НЕТ НЕТ НЕТ

Обзор: системы электронного документооборота

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

  • Надежное хранение и удобный поиск документации.
  • Поддержка и выполнение канцелярских задач.
  • Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
  • Создание аналитических отчетов.
  • Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Типы систем электронного документооборота

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.

Итак, выглядит она следующим образом:

  • СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
  • Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
  • СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
  • Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
  • СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
  • Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
  • Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.

ТОП-10 систем электронного документооборота

Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.

Место Программа/сервис Цена Простота освоения Функциональность Учет российского законодательства Техническая
поддержка
Общая оценка
1 Дело 8 8 10 10 10 9,2
2-4 1С:Архив 9 7 10 10 9 9
2-4 CompanyMedia 9 9 9 10 8 9
4-6 EMC Documentum 9 10 8 8 8,8
4-6 Логика 9 10 9 10 6 8,8
4-6 ЕВФРАТ 9 10 9 10 6 8,8
7 DIRECTUM 10 8 8 10 7 8,6
8 Lotus Domino.Doc 8 8 9 9 8,5
9 OPTIMA-WorkFlow 10 8 8 9 7 8.4
10 LanDocs 8 7 7 10 8 8

Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

  • Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
  • Простота и удобство в создании проектов документации.
  • Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

  • К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

  • Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
  • Высокая степень защиты данных пользователя.
  • Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
  • Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

  • Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
  • Не самая добросовестная работа технической поддержки.
  • Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

ЕВФРАТ

Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.

Плюсы

  • В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
  • Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
  • Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.

Минусы

  • Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
  • Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.

Сколько стоит?

Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.

1С:Архив

Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.

Плюсы

  • Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
  • Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
  • Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
  • Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
  • Поддержка интеграции с внешними приложениями.

Минусы

  • Потребление большого количества системных ресурсов.
  • Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.

Сколько стоит?

Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

  • Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
  • Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
  • Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

  • Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
  • Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

OPTIMA-WorkFlow

Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.

Плюсы

  • Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
  • Сканирование программой-антивирусом.
  • Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
  • Мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы

  • Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

Сколько стоит?

Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

  • Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
  • Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
  • Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
  • Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

  • Работа только с браузером Internet Explorer.
  • Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
  • Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

LanDocs

Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.

Плюсы

  • Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
  • Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
  • Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы

  • Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
  • Слабые возможности по расширению функционала.
  • Сложность в освоении системы с нуля.

Сколько стоит?

Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

  • Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
  • Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
  • Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
  • Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

  • В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
  • Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

  • Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
  • Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
  • Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

  • Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

В итоге

Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.

1С: Документооборот. Описание программы

1С: Документооборот — программный продукт компании «1С», который предназначен для автоматизации процессов документооборота в организациях любой сферы деятельности. Это эффективный инструмент построения и наладки электронного документооборота, позволяющий не только автоматизировать, но и упростить многие процессы. Внедрение продукта не потребует больших временных или денежных затрат со стороны руководства, но при этом в обязательном порядке даст возможность более интенсивно развиваться на рынке.

В бизнесе автоматизация процессов работы с документами имеет различные масштабы и цели. Например, внедрение такой автоматизированной концепции в крупной корпорации, которая решила перейти на электронные документы, предполагает реализацию масштабного проекта, который невозможно сравнить с внедрением аналогичного функционала в небольшой фирме.

Возможности программы 1С: Документооборот

Конфигурация 1С: Документооборот — полезный продукт, который позволяет не только вести учет, контролировать и корректировать бизнес-процессы, но также координировать и организовывать деятельность персонала. Продуманный до мелочей функционал и используемые методики обеспечивают полный цикл переработки документации.

  • Централизованное и безопасное хранение внутренних деловых отчетов.
  • Регистрация входящей и исходящей документации.
  • Создание и обработка организационных, информационных, распорядительных и иных актов (в т. ч. договоров, служебных записок и прочих).
  • Получение доступа к бумагам в соответствии с правами каждого конкретного участника.
  • Налаживание взаимодействия специалистов, проверка выполнения и проработки протоколов.
  • Настройка маршрутизации актов, контролирование и анализ их реализации.
  • Контроль трудового времени работников.
  • Автоматическая загрузка оригиналов с электронной почты или со сканера.

Доступные версии программы 1С: Документооборот

Разработчик предлагает 4 варианта ПО для налаживания автоматизации:

  • Для госучреждений (муниципальных предприятий). Программное обеспечение, которое подходит для государственных инстанций со сложной структурой и большими объемами ежедневной отчетности.
  • КОРП. Речь идет о фирмах, организациях, структурах, которые имеют систему разнообразного и развитого документооборота.
  • ПРОФ. Лучшее решение для организаций с простой структурой и бизнес процессами средней сложности.
  • Document Management. Программное обеспечение с двуязычным оформлением — английской и русской версией интерфейса. Чаще всего внедряется на отечественных фирмах, которые имеют зарубежные представительства, филиалы, большая часть персонала которых — иностранцы. За основу взята КОРП редакция.

1С: Документооборот — универсальная разработка, подходящая для любой отрасли, независимо от штатного количества работников, вида деятельности, организационной формы, которая оперативно и без проблем адаптируется под специфику любого бизнеса.

Основной функционал программы 1С: Документооборот:

Корреспонденция (входящая и исходящая)

Обработка входящих и исходящих документов, отслеживание истории переписки и ответов на входящую корреспонденцию. Для этих целей реализованы типовые наборы процессов.

Внутренняя документация

Речь идет про приказы, служебные записки, проектную документацию и любые другие внутренние документы основными читателями которой являются сами работники. Хранение файлов внутреннего назначение ведется в специальных журналах. Для пользователей доступен просмотр всех внутренних документов (которые разрешены им правами), отображаемых в виде сплошного списка.

Поиск необходимой информации

Программа хранит информацию в больших объемах, поэтому те, кто использует ПО, могут находить интересующие данные по разным критериям:

  • по реквизитам;
  • по спискам;
  • с помощью полнотекстового поиска;
  • по штрих-кодам.

В системе используется специальное штрихкодирование. На каждый файл наносится индивидуальный штрих-код. Штрихкодирование в разы упрощает процесс поиска информации: достаточно отсканировать штрих-код, чтобы на экране монитора открылась необходимая карточка.

Электронные подписи

Можно использовать электронную подпись (ЭЦП) для визирования, наложения резолюций, согласования, утверждения и других целей.

Процессы для работы с договорами

Позволяют проводить и фиксировать процедуру согласования договора, контролировать суммы контрактов, вести записи прихода сопроводительной отчетности, отслеживать жизненный цикл, а также факт поступления оригиналов и копий договоров с подписями и печатями.

Обработка файлов

Ежедневно пользователи создают и редактируют различные файлы. В 1С:Документооборот предусмотрена привязка их к отдельным карточкам, возможность управления их жизненным циклом, автоматическое заполнение файлов данными из электронного документа, версионирование.

Встроенная почта

Другое название — «бизнес-почта». Имеет такое же назначение, что и большинство почтовых сервисов. Важное отличие — встроенная в конфигурацию почта дополнена новыми функциями (насчитывается более 40). Последние существенно упрощают процесс переписки и выполнения заданий, связанных с входящей и исходящей корреспонденцией.

Бизнес-процессы и поручения

Бизнес-процесс — важная часть, на которой базируется построение эффективной работы отдельных специалистов и компании в целом. Отслеживание бизнес-процессов позволяет определять точность осуществления поручений и операций с целью повышения качества работы организации в целом.

По умолчанию бизнес-процессы делятся на шесть основных видов:

  • Рассмотрение — Этап, во время которого руководитель определяет задания и исполнителей путем проставления резолюций.
  • Исполнение — Предполагает передачу визированного руководителем или службой акта исполнителям, согласно списку, а также контролирующей службе для обеспечения своевременного исполнения поставленных приказов.
  • Согласование — Бизнес-процесс, во время которого определенные респонденты дорабатывают карточку и вносят в нее дополнения (изменения), после чего она передается инициатору с целью последующей обработки и определения дальнейших действий.
  • Утверждение/Подписание — Процесс, во время которого файл возвращается автору с целью доработки или ознакомления с резолюцией.
  • Регистрация — Предполагает участие секретаря, который проставляет регистрационный номер, печать и выполняет отправку корреспонденту.
  • Ознакомление — Предполагает информирование экспертов, которые внесены в список, с текстовым содержимым.

Это основные процессы, которые могут быть доработаны и усложнены. В соответствии с особенностями и спецификой каждого учреждения могут быть составлены более сложные маршруты перемещения удостоверений с переходами из одного подразделения в другое.

Управление проектами

Отдельный блок, позволяющий разбить разные виды обязанностей по отдельным проектам. Еще одна задача, с которой помогает справиться данный параметр — проверка осуществления проектов (начиная с разработки и ведения плана, заканчивая его реализацией).

Трудовое время

Достаточно простой функциональный блок, с помощью которого ведется отслеживание выполненных в течение дня приказов, а также решенных вопросов, на которые было потрачено время. Любые данные блока вносятся с конкретной привязкой к отчетам. Позволяет оценить, насколько эффективно расходуется время, предоставляемое персоналу.

Учет отсутствующих работников

Очень полезная функция, которая позволяет фиксировать факт отсутствия сотрудника на месте и находить варианты замены ответственных лиц среди персонала, которые могут выполнить поставленные задачи на соответствующих этапах реализации проекта вместо отсутствующего работника.

Контроль исполнения

Встроенный механизм контроля воспроизведения поставленных задач, который предполагает:

  • контроль сроков выполнения проектов;
  • расчет рабочего времени по видам должностей;
  • проведение анализа затрат рабочего времени служб, подразделений и отдельных лиц.

Мероприятия

Функция, позволяющая вести учет запланированных на предприятии встреч — совещаний, заседаний, собраний, а также фиксировать результаты и принятые на таких мероприятиях решения.

Бронирование помещений для проведения мероприятий – это функциональный блок, с помощью которого проводится определение и фиксация помещения, где будет проведено мероприятие. Благодаря доступу к данной информации, каждый участник мероприятия может оперативно находить помещения на плане.

Программный форум

Используется для решения рабочих вопросов во время формального или неформального общения на форуме. Общение наиболее эффективно на этапе консультирования новых сотрудников опытными специалистами.

Управление правами доступа

Функция, которая определяет и разграничивает права доступа отдельных пользователей к базе.

В наше время, каждый бизнес должен тестировать, внедрять и запускать как можно больше инновационных решений для упрощения и автоматизации деловых течений. Простой интерфейс и удобный функционал 1С: Документооборот обеспечивает быстрое освоение софта пользователями и сотрудниками торговых предприятий, сферы оказания услуг, промышленных производств и бюджетных структур. Использование такой платформы откроет новый виток развития компании и упростит дальнейшее ее существование на рынке.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *