Инструкция 19 27

Документы

8 (800) 100-12-60 Телефон доверия 8 (800) 200-19-10 «Ребенок в опасности»

    • Руководство
    • Структура
    • История
    • Официальная символика
    • Финансово-хозяйственная
    • Печатные издания СК России
    • Международная деятельность
    • Статистическая информация
    • Учебные фильмы
    • Контакты для СМИ
    • Мероприятия
    • Интервью
    • СМИ о СК
    • Фильмы о СК
    • Конкурс на освещение деятельности СК
    • Экспертные мнения
    • Фото и видео
    • Следком ТВ
    • Преступления прошлых лет
    • Трагедия юго-востока Украины
    • Полезная информация
    • Эстафета «ДОРОГА ПАМЯТИ»
    • Районный следователь
    • 75 лет Победы
    • ПОКОЛЕНИЕ ПОБЕДИТЕЛЕЙ
    • Нормативная база
    • Правовая информация
    • Тексты законопроектов
    • Постановления ЕСПЧ
    • Репозиторий Удостоверяющего центра
    • Нормативные правовые и иные акты в сфере противодействия коррупции
    • Независимая антикоррупционная экспертиза
    • Методические материалы
    • Формы, бланки
    • Сведения о доходах
    • Деятельность комиссии по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов
    • Обратная связь для сообщения о фактах коррупции
    • Расследования коррупционных преступлений
    • Интернет-приемная
    • Организация приема граждан
    • График работы приемной
    • График приема граждан руководителями Следственного комитета
    • График приема граждан руководством подразделений центрального аппарата
    • Телефоны Следственного комитета Российской Федерации
    • Анализ работ по рассмотрению обращений граждан
    • Схема проезда
    • Общероссийский день приема граждан
    • Московская академия Следственного комитета
    • Санкт-Петербургская академия Следственного комитета
    • Целевое обучение граждан по образовательным программам высшего образования
    • Профильное кадетское образование
    • Кадетский корпус Следственного комитета Российской Федерации имени Александра Невского
    • Санкт-Петербургский кадетский корпус Следственного комитета Российской Федерации
    • Волгоградский кадетский корпус Следственного комитета Российской Федерации имени Ф.Ф.Слипченко
    • Образовательный проект «Юный следователь»
    • Взаимодействие с образовательными организациями
    • Нормативные акты Следственного комитета о присвоении квалификационных категорий
    • Совет руководителей следственных органов СК России
    • Консультативный совет СК России по вопросам оказания помощи детям-сиротам
    • Координационный совет СК России по вопросам оказания помощи детям, пострадавшим в результате гуманитарных катастроф, стихийных бедствий, террористических актов и вооруженных конфликтов
    • Научно-консультативный совет СК России
    • Общественный совет при СК России
    • Союз ветеранов следствия
    • Нормативные правовые акты
    • Прием на службу
    • Прием на работу
    • Общественные помощники следователя
    • Нормативные документы для назначения, продления, перерасчета и выплаты пенсии пенсионерам Следственного комитета Российской Федерации
    • Методика расчета пенсии пенсионерам Следственного комитета Российской Федерации
    • Международные документы
    • Правовые документы Российской Федерации
    • Расследование преступлений в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма

ВЕРХОВНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИКАЗ от 26 января 2001 г. N 10 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ФОНДОВ ПРАВОВОЙ ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

В целях совершенствования процесса систематизации законодательства и унификации ведения учета нормативных правовых актов в системе Судебного департамента приказываю:

1. Утвердить Инструкцию о порядке ведения фондов правовой информации в системе Судебного департамента (прилагается).

2. Установить, что обработка, хранение и систематический учет правовых актов в фондах правовой информации системы Судебного департамента осуществляются в соответствии с Инструкцией о порядке ведения фондов правовой информации.

3. Главному управлению организационно-правового обеспечения деятельности судов (Перепеченов А.Я.) осуществлять работу по развитию Инструкции о порядке ведения фондов правовой информации, вносить в нее в установленном порядке изменения и дополнения.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Генерального директора Судебного департамента Воронова В.А.

Генеральный директор

А.В.ГУСЕВ

Утверждена

Приказом

Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от 26 января 2001 г. N 10

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ФОНДОВ ПРАВОВОЙ ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

1. Общие положения

1.1. Основное назначение фондов правовой информации — обеспечение судей и работников системы Судебного департамента информацией о правовых актах федерального законодательства, законодательства субъектов Российской Федерации, актах министерств и ведомств, в том числе Судебного департамента, решениях Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и судов общей юрисдикции, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок отбора правовых актов и постановки на учет в фондах правовой информации системы Судебного департамента, ведения систематических картотек, юридической обработки правовых актов и поддержания их в контрольном состоянии.

1.3. Обязанности по ведению фондов правовой информации возлагаются на отдел систематизации законодательства Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов и соответствующие службы территориальных органов Судебного департамента. Отдел систематизации законодательства также осуществляет общее методическое руководство по данному направлению и контроль за соблюдением положений настоящей Инструкции.

1.4. Основные термины, применяемые в настоящей Инструкции:

1.4.1. Систематизация законодательства — упорядочение нормативных правовых актов, приведение их в согласованную, взаимоувязанную систему по отраслям законодательства, позволяющую провести максимально полный учет нормативных актов в целях информирования заинтересованных лиц о действующих правовых нормах.

1.4.2. Нормативный правовой акт — акт, содержащий правовые нормы, т.е. правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение. При этом нормы могут быть постоянно действующими, т.е. установленными без ограничения срока, и временными, т.е. содержащими указание на действие в течение обозначенного временного периода, на действие до наступления определенного условия и т.п.

1.4.3. Юридическая обработка — выявление реквизитов (номер, дата, принявший орган, вид акта, заголовок) и определение характеристик правового содержания акта (нормативность, изменяющий характер и т.п.), индексирование акта.

1.4.4. Индексирование — выражение содержания текста правового акта с помощью кодов (индексов) классификатора.

1.4.5. Систематическая картотека — массив учетных карточек, содержащих информацию о реквизитах правовых актов и присвоенных им кодах и расположенных в специальных ящиках в соответствии со структурой классификатора.

актов и официальных источников опубликования

В фонде правовой информации раздельно регистрируются и хранятся правовые акты на бумажных носителях и официальные источники опубликования правовых актов.

2.1. Правовые акты, поступающие на отдельных бумажных носителях, подлежат регистрации в специальных журналах (форма журнального учета приведена в Приложении N 1).

2.1.1. Отдельные журналы ведутся для:

— федеральных конституционных и федеральных законов;

— указов и распоряжений Президента Российской Федерации (РСФСР, СССР);

— постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации (РСФСР, СССР);

— постановлений палат Федерального Собрания Российской Федерации (Верховных Советов РСФСР, СССР и их президиумов);

— правовых актов Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

— правовых актов Судебного департамента и органов судейского сообщества;

— правовых актов федеральных органов исполнительной власти;

— правовых актов субъектов Российской Федерации;

— судебной практики.

2.1.2. Акты, поступившие на бумажных носителях, хранятся в папках, которые заводятся раздельно по каждому виду журнальной регистрации. Акты в папках располагаются в хронологическом порядке. Акты, относящиеся к одной дате, располагаются в порядке возрастания номеров. При необходимости акты, относящиеся к одному органу, можно подразделять по видам, например указы Президента Российской Федерации хранить отдельно от его распоряжений.

На корешках папок делается надпись с указанием органа, видов актов и временного периода.

2.2. Официальные источники опубликования правовых актов также подлежат регистрации в специальных журналах (форма журнального учета источников опубликования приведена в Приложении N 2).

Регистрация различных источников опубликования ведется либо в отдельных журналах, либо на раздельных страницах одного журнала.

2.2.1. «Российская газета», «Парламентская газета» и другие издания газетного формата хранятся в подшивках в расстеленном виде.

Издания журнального формата хранятся (при необходимости и возможности в сброшюрованном виде) в шкафах-стеллажах, где располагаются в хронологическом порядке и в порядке возрастания номеров.

Издания в мягких обложках с небольшим количеством страниц хранятся в папках аналогично актам на бумажных носителях.

3. Юридическая обработка правовых актов

Все правовые акты, поступающие в фонд, подлежат юридической обработке, которая включает в себя:

3.1. Выявление сведений о реквизитах правового акта: дата, номер, принявший орган, вид акта, заголовок.

3.1.1. Дата принятия (издания, утверждения, подписания и т.п.) и номер акта присутствуют перед основным текстом либо после него. В отдельных международно-правовых актах эти сведения могут содержаться в самом тексте. Акт, если в нем отсутствует дата, не подлежит учету в фонде.

Датами и номерами федеральных конституционных и федеральных законов, указываемыми при регистрации в фонде, считаются даты их подписания Президентом Российской Федерации и присвоенные при этом номера. Датами и номерами законов и других правовых актов субъектов Российской Федерации считаются даты их подписания уполномоченными должностными лицами субъектов Российской Федерации и присвоенные при этом номера.

Датами и номерами актов федеральных органов исполнительной власти являются даты их утверждения уполномоченными должностными лицами и присвоенные при этом номера.

Если акт принят совместно несколькими органами и датирован одним и тем же числом, указывается соответствующая дата и все номера через косую черту в том порядке, в каком они проставлены на акте. Если совместный акт датирован разными числами, указывается самая поздняя дата и все номера через косую черту, начиная с того, который относится к проставленной дате. Если акт принят Судебным департаментом совместно с другими органами, первым указывается номер Судебного департамента и соответствующая этому номеру дата.

Некоторые правовые акты (законы СССР и РСФСР, постановления Верховных Советов СССР и РСФСР, отдельные ведомственные акты и др.) могут не иметь официального номера. В этих случаях при регистрации ставится отметка «б/н».

3.1.2. Наименования высших государственных органов Российской Федерации, РСФСР и СССР, органов государственной власти субъектов Российской Федерации указываются в журналах регистрации и карточках систематического учета полностью. Наименования федеральных органов исполнительной власти указываются сокращенно в соответствии с Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утверждаемым Администрацией Президента Российской Федерации. Если акт принят совместно несколькими органами, указываются наименования всех органов. При обработке актов, изданных Судебным департаментом совместно с другими органами, первым указывается Судебный департамент.

Если нормативный акт, например инструкция, положение и т.п., утверждается распорядительным актом (постановлением, приказом и т.п.), то при постановке на учет указывается только вид утверждающего акта. Под собственными наименованиями такие акты регистрируются в случае, если они утверждались должностным лицом.

3.1.4. Заголовок акта определяется по тексту в соответствующем реквизите. Если акт не имеет заголовка, ему присваивается условный заголовок, который в квадратных скобках записывается в журнале регистрации и, если акт ставится на систематический учет, в соответствующих карточках учета. Условный заголовок должен кратко отражать содержание акта и позволять идентифицировать акт при поиске.

3.2. Определение изменяющего характера правового акта и его нормативности.

3.2.1. На правовой акт, который является изменяющим по отношению к другим актам (вносит изменения и дополнения, распространяет, продлевает или прекращает действие, отменяет, признает утратившим силу и т.п.) либо иным образом связан с ними по содержанию (ссылается на другие акты, принят в порядке их исполнения или развития и т.п.), в правом верхнем углу первой страницы ставится простым карандашом буква «И». Данная отметка означает, что акт подлежит дальнейшей обработке в соответствии с правилами, изложенными в разделе 5.

3.2.2. Нормативность правового акта определяется в соответствии с пунктами 1.4.2, 4.1 и 4.2. Правовой акт, который был определен как нормативный, подлежит учету в систематической картотеке и поддержанию в контрольном состоянии.

На акт, который был определен как ненормативный, в нижнем левом углу первой страницы простым карандашом ставится буква «Н». Ненормативные акты не подлежат учету в систематической картотеке и поддержанию в контрольном состоянии, они регистрируются и хранятся по правилам пункта 2.1.

3.3. Нормативные правовые акты, подлежащие учету в систематической картотеке, индексируются в соответствии с:

— классификатором правовых актов, одобренным Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 2000 г. N 511 (все нормативные правовые акты, кроме актов Судебного департамента и судебной практики);

— классификатором ведомственных правовых актов Судебного департамента, утвержденным Приказом вр.и.о Генерального директора Судебного департамента от 9 октября 2000 г. N 137 (правовые акты Судебного департамента и органов судейского сообщества);

— классификатором судебных решений после его утверждения (судебная практика).

3.3.1. Индексирование нормативного акта производится по его содержанию в целом и при необходимости по содержанию его отдельных частей (структурных единиц). При индексировании учитываются существенные признаки содержания акта. Акт в целом может быть взят на учет по нескольким кодам классификатора.

3.3.2. Коды рубрик, по которым акт учтен в целом, проставляются на нижнем поле первой страницы акта. Коды, по которым берутся на учет отдельные части акта, проставляются на полях напротив структурных единиц либо частей акта (рядом с разделом, статьей, пунктом и т.д.).

3.3.3. Коды классификатора проставляются только на контрольном экземпляре нормативного правового акта.

3.3.4. Нормативные правовые акты, опубликованные в официальных источниках (журналы, бюллетени, вестники и т.д.), индексируются в том же порядке, что и поступившие на бумажных носителях.

3.3.5. Акты (структурные единицы актов), содержащие поручение органу, структурному подразделению либо должностному лицу разработать и утвердить инструкцию, положение, правила или другой нормативный акт, индексируются по содержанию акта, который поручено разработать и утвердить. Поручения записываются в книгу учета поручений, и по истечении контрольного срока проверяется поступление нормативного акта. Данный порядок индексирования применяется к актам, принимаемым Судебным департаментом.

3.3.6. Акт, принятый во исполнение поручения, индексируется по тем же кодам, что и акт (структурная единица акта), содержащий поручение.

Реквизиты и наименование актов, принятых во исполнение ранее изданных актов, проставляются в карточке акта, содержащего поручение.

3.3.7. Если во вновь принятом акте содержится указание о распространении действия ранее принятого акта (структурной единицы акта), он, как правило, берется на учет по тем же кодам, что и распространяемый акт или его часть.

3.3.8. Акты палат Федерального Собрания Российской Федерации о принятии или одобрении федеральных конституционных законов или федеральных законов индексируются только в том случае, если в них содержатся дополнительные указания по применению, вступлению в силу закона.

3.3.9. На акты, которые содержат только указание о продлении срока действия ранее принятых актов, карточки не составляются. Отметка о продлении действия делается в карточке и на акте, действие которого продлевается. На акте, содержащем указание о продлении срока действия, ставятся коды акта или его части, действие которых продлевается, и отметка «продление». Если акт, действие которого продлевается, ранее не был взят на учет, то его необходимо проиндексировать, составить на него карточку и сделать отметку о продлении действия акта.

3.3.10. При обработке актов, содержащих перечни утративших силу, отмененных или измененных актов, отметки в контрольных экземплярах делаются по указанным правилам внесения изменений. Если в перечне содержатся новая редакция, изменения или дополнения в акт (структурную единицу акта), то, кроме соответствующих отметок на акте и в карточке учета, в самом перечне против указаний об утрате силы, отмене, вносимых изменениях или дополнениях ставятся соответствующие коды изменяемых актов. Акт, которым утверждается перечень, индексируется по содержанию заголовка акта. Если заголовок акта не отражает содержание принятого перечня, то в карточке учета указывается в квадратных скобках тема, по которой готовился данный перечень.

3.3.11. В соответствии с проставленными на актах кодами осуществляется расстановка карточек в систематической картотеке. На каждый нормативный акт заводится столько карточек, сколько на этом акте проставлено кодов.

4. Ведение систематической картотеки

Нормативные правовые акты, как поступающие на бумажных носителях, так и опубликованные в официальных источниках, после их юридической обработки подлежат учету в систематической картотеке. Форма карточки приведена в Приложении N 3.

4.1. Учету в систематической картотеке подлежат:

4.1.1. Нормативные правовые акты, принятые:

— палатами Федерального Собрания Российской Федерации (Государственной Думой, Советом Федерации);

— Президентом Российской Федерации;

— Правительством Российской Федерации;

— Конституционным Судом Российской Федерации;

— Верховным Судом Российской Федерации;

— Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации;

— федеральными органами исполнительной власти;

— Судебным департаментом (кроме актов о назначении, переводе и увольнении работников; о награждении, наложении взыскания, присвоении классных чинов и другие аналогичные акты по кадровым вопросам);

— органами судейского сообщества.

4.1.2. Судебные решения Верховного Суда Российской Федерации и других судов общей юрисдикции, обзоры судебной практики (либо опубликованные, либо специально отобранные для фонда правовой информации).

4.1.3. Действующие нормативные акты, принятые государственными органами законодательной и исполнительной власти РСФСР и СССР:

— Верховным Советом, Президиумом Верховного Совета СССР;

— Верховным Советом, Президиумом Верховного Совета РСФСР;

— Президентом СССР;

— Президентом РСФСР;

— Советом Министров СССР, Советом Министров РСФСР;

— Пленумом и Президиумом Верховного Суда СССР;

— Пленумом и Президиумом Верховного Суда РСФСР;

— министерствами и ведомствами СССР и РСФСР.

4.2. Учету в систематической картотеке не подлежат:

4.2.1. Акты хозяйственно-распорядительного характера:

— о строительстве и реконструкции конкретных зданий, сооружений, предприятий и пуске их в эксплуатацию;

— о выпуске и разовой поставке продукции определенного наименования, объема, количества или качества;

— об адресном выделении материалов, машин, оборудования, товаров, изделий;

— о выделении целевых кредитов конкретному потребителю;

— об отсрочке погашения задолженности по ссудам отдельным организациям, предприятиям и т.д.;

— об установлении, изменении штатной численности федеральных органов исполнительной власти;

— об увеличении фонда заработной платы федеральных органов исполнительной власти;

— об отводе земель отдельным организациям, предприятиям, объединениям, общественным фондам и др.;

— о передаче и закреплении имущества за определенным пользователем;

— другие акты хозяйственно-распорядительного характера.

4.2.2. Акты о наименовании и переименовании отдельных организаций, предприятий, объединений (за исключением федеральных органов исполнительной власти).

4.2.3. Акты о созыве сессий палат Федерального Собрания Российской Федерации.

4.2.4. Акты о проведении выставок, ярмарок, фестивалей (в том числе международных) и т.д.

4.2.5. Акты о сооружении памятников, монументов, бюстов государственным и общественным деятелям и в ознаменование выдающихся событий.

4.2.6. Акты однократного действия.

4.2.7. Акты временного характера со сроком действия менее года.

4.2.8. Акты по вопросам административно-территориального деления, за исключением актов об образовании, преобразовании, переименовании республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

4.2.9. Акты персонального характера: о назначении, перемещении или освобождении от должности, о награждении орденами и медалями, почетными знаками, присуждении государственных премий, присвоении почетного или воинского звания, о назначении персональных пенсий, о предоставлении социальных льгот конкретным лицам и т.д.

4.3. Систематизация в картотеке осуществляется в соответствии со структурой классификаторов, указанных в п. 3.3.

Карточки расставляются в специальные ящики в соответствии с указанными на них кодами классификатора. На передних стенках ящиков указываются коды и наименования разделов и подразделов классификатора, которые отражены в данной части картотеки.

Систематические разделы внутри ящиков отделяются друг от друга картонными разделителями с центральным выступом, подразделы — разделителями с боковыми (правым и левым) выступами. Разделители должны быть немного выше карточек учета. На выступах разделителей указываются код и наименование раздела (подраздела) классификатора. В конце раздела (подраздела) ставятся ограничители, которые отделяют карточки, содержащие информацию об актах, полностью утративших силу, отмененных и прекративших действие.

4.4. Внутри раздела карточки группируются в соответствии с юридической иерархией нормативных правовых актов: федеральные конституционные законы, федеральные законы, постановления палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти. Акты, принятые государственными органами СССР и РСФСР, располагаются вместе с актами соответствующих органов Российской Федерации. Внутри иерархических групп карточки располагаются в хронологическом порядке.

4.5. Карточка учета должна содержать полный перечень данных об акте: коды классификатора, вид акта, принявший орган, дату принятия, номер акта, заголовок акта, сведения об опубликовании, ключевые слова, отметки об изменениях, сведения об ограничении доступа (для служебного пользования, не для печати и т.д.).

4.6. Систематические картотеки ведомственных актов Судебного департамента и судебной практики ведутся отдельно друг от друга и от картотеки действующего законодательства по изложенным правилам.

4.7. Систематические картотеки должны поддерживаться в контрольном состоянии, т.е. сведения в карточках должны соответствовать контрольным редакциям нормативных актов, а структура картотеки — действующим редакциям классификаторов.

нормативных правовых актов и карточек учета

5.1. Все нормативные правовые акты, учитываемые в фонде, должны поддерживаться в контрольном состоянии. Все изменения, дополнения, отметки об утрате силы, распространении действия, продлении срока действия и т.п. вносятся в контрольный экземпляр акта и все соответствующие ему учетные карточки. Изменения также отмечаются в промежуточных актах (которыми ранее уже вносились какие-либо изменения, дополнения в основной акт), если текущие изменения в основной акт затрагивают нормы промежуточного акта.

Записи в учетные карточки заносятся в поле «Изменения» и должны содержать сведения о характере изменений и реквизитах изменяющего акта.

5.2. Отметки о виде изменяющего акта и принявшем этот акт органе вносятся в соответствии со следующими условными обозначениями:

— закон СССР, РСФСР — закон;

— федеральный конституционный закон — фкз;

— федеральный закон — фз;

— постановление Государственной Думы — пост. ГД ФС РФ;

— постановление Совета Федерации — пост. СФ ФС РФ;

— указ Президиума Верховного Совета СССР, РСФСР — указ ПВС СССР, РСФСР;

— указ Президента СССР — указ През-та СССР;

— указ Президента РСФСР — указ През-та РСФСР;

— указ Президента Российской Федерации — указ През-та РФ;

— распоряжение Президента Российской Федерации — расп. През-та РФ;

— постановление Верховного Совета СССР, РСФСР — пост. ВС СССР, РСФСР;

— постановление Президиума Верховного Совета СССР, РСФСР — пост. ПВС СССР, РСФСР;

— постановление Совета Министров СССР, РСФСР — пост. СМ СССР, РСФСР;

— постановление Правительства Российской Федерации — пост. Прав-ва РФ;

— распоряжение Совета Министров СССР, РСФСР — расп. СМ СССР, РСФСР;

— распоряжение Правительства Российской Федерации — расп. Прав-ва РФ;

— постановление Конституционного Суда Российской Федерации — пост. КС РФ;

— постановление Верховного Суда Российской Федерации — пост. ВС РФ;

— определение Верховного Суда Российской Федерации — опред. ВС РФ;

— решение Верховного Суда Российской Федерации — решен. ВС РФ;

— постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации — пост. Плен. ВС РФ;

— постановление Президиума Верховного Суда Российской Федерации — пост. Презид. ВС РФ;

— определение Президиума Верховного Суда Российской Федерации — опред. Презид. ВС РФ;

— постановление Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации — пост. ВАС РФ;

— определение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации — опред. ВАС РФ;

— решение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации — решен. ВАС РФ;

— приказ Генерального директора Судебного департамента — приказ ГД СД;

— распоряжение Генерального директора Судебного департамента — расп. ГД СД;

— постановление Совета судей Российской Федерации — пост. СС РФ.

5.3. При внесении отметок о характере вносимых изменений используются следующие условные обозначения:

— полная утрата силы нормативным актом или его структурными единицами — у.с.;

— утрата силы нормативным актом или его структурными единицами в части (частичная утрата силы) — ч.у.с.;

— отмена действия акта — отмен.;

— отмена действия акта на территории РФ — не действ.;

— приостановление действия — приост. действ.;

— возобновление действия — возобн. действ.;

— признание акта или его структурной единицы полностью неконституционными — призн. неконст.;

— признание акта или его структурной единицы неконституционными в части — призн. неконст. в части;

— признание акта или его структурной единицы полностью не соответствующими федеральному законодательству — призн. не соотв. ф.з.;

— признание акта или его структурной единицы не соответствующими федеральному законодательству в части — призн. не соотв. ф.з. в части;

— дополнение — доп.;

— дана новая редакция — нов. ред.;

— замена слов — замен. сл.;

— распространение действия — распр. действ.;

— распространение действия в части — част. распр. действ.;

— исключены слова — искл. сл.;

— включено — вкл.;

— продление действия — продл. действ.;

— сохранено — сохр.;

— отсылка к другому акту (смотри также) — смт.

Пример: у.с. — пост. Прав-ва РФ от 17.11.98 N 1024.

5.4. При полной утрате силы нормативным актом все листы с текстом акта перечеркиваются по диагонали непрерывной линией и в верхней части титульного листа делается запись «у.с. — пост. Прав-ва РФ от 07.11.98 N 1567». При этом учетная карточка на этот акт перечеркивается непрерывной красной линией по диагонали, а в верхней части карточки делается такая же запись, как на акте. После этого карточка ставится в специальный раздел картотеки для утративших силу и отмененных актов. В этот же раздел относятся карточки на акты, нормативное содержание которых исчерпывается внесением изменений в утратившие силу и отмененные акты.

5.5. Если утрачивает силу структурная единица акта (статья, пункт, подпункт, абзац), то непрерывной линией перечеркивается только соответствующий текст и запись делается на полях, напротив структурной единицы акта. В карточке делается соответствующая отметка.

5.6. При частичной утрате силы актом в целом текст не перечеркивается, а в верхней части первого листа бумажного носителя делается запись «ч.у.с. — пост. Прав-ва РФ от 12.12.98 N 1064». При частичной утрате силы структурной единицей акта соответствующая запись делается на полях, напротив структурной единицы акта.

При этом изменение текстов статей, пунктов, абзацев производится путем вклеек нового текста взамен предыдущего. Внесение дополнений в акт (новые статьи, пункты, абзацы) также производится путем вклеек в соответствующую часть текста.

5.9. При замене в акте отдельных слов, словосочетаний и цифр прямой горизонтальной линией зачеркиваются прежние слова, словосочетания, цифры и над зачеркнутыми вписываются новые. На полях, напротив внесенных изменений, делается запись «замен. сл. — фз от 18.11.98 N 171-ФЗ». Прежние слова, словосочетания или цифры зачеркиваются таким образом, чтобы их можно было прочитать, воспроизвести.

5.10. Если изменения в акте определены условием (моментом наступления определенной даты, события и т.п.), то записи на акте и в учетной карточке делаются по общим правилам с указанием на условие «у.с. с 1 января 1998 г. — указ През-та РФ от 22.10.96 N 981».

5.11. Отметка «смт» вносится в акты и соответствующие им учетные карточки, когда:

— в акте содержится упоминание о ранее принятом акте;

Пример: смт — пост. Прав-ва РФ от 12.12.98 N 1064.

5.12. Отметки в контрольные экземпляры нормативных актов и учетные карточки следует вносить разборчиво. При отсутствии свободного места на полях в бумажном носителе в соответствующее место вклеивается полоска бумаги. При отсутствии места на карточке продолжение записей ведется на другой карточке, которая скрепляется с предыдущей.

5.13. В контрольные экземпляры актов и в учетные карточки вносятся также отметки об официальном источнике опубликования акта. На контрольном экземпляре акта запись делается в верхней части первой страницы, в учетной карточке — в поле «Источник опубликования».

5.14. При внесении отметок об официальных источниках опубликования необходимо пользоваться следующими сокращениями:

— Ведомости Верховного Совета СССР — Ведомости ВС СССР;

— Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР — Ведомости СНД и ВС СССР;

— Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР — Ведомости СНД и ВС РСФСР;

— Ведомости Верховного Совета РСФСР — Ведомости ВС РСФСР;

— Ведомости Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ — Ведомости СНД и ВС РФ;

— Собрание актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации — Собрание актов;

— Собрание законодательства Российской Федерации — СЗ РФ;

— Российская газета — РГ;

— Вестник Конституционного Суда Российской Федерации — ВКС;

— Бюллетень Верховного Суда Российской Федерации — ВВС;

— Вестник Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации — Вестник ВАС;

— Бюллетень международных договоров — БМД;

— Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти — БНА ФОИВ.

Пример: Опублик. СЗ РФ. 1998. N 30. Ст. 1022 или РГ, 19.11.98, N 205.

При указании сведений об официальных изданиях отдельных федеральных органов исполнительной власти следует использовать сокращенные наименования этих органов.

Пример: Бюллетень Министерства труда и социального развития Российской Федерации — Бюллетень Минтруда РФ.

Главное управление

организационно-правового

обеспечения деятельности судов

Приложение N 1

РЕГИСТРАЦИИ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

N
п/п

Дата
поступления
в фонд

Номер
и дата
акта

Вид акта,
принявший
орган

Заголовок
акта

Источник по-
ступления или
опубликования

Приме-
чания

Приложение N 2

РЕГИСТРАЦИИ ИСТОЧНИКОВ ОПУБЛИКОВАНИЯ

N
п/п

Дата
поступления
в фонд

Название издания

Номер
и год
издания

Примечания

Приложение N 3

СИСТЕМАТИЧЕСКОГО УЧЕТА

—————————T————————————-¬

¦Коды и имена рубрик ¦Орган _______________________________¦

¦__________________________¦_____________________________________¦

¦__________________________¦ ¦

¦ ¦Вид _________________________________¦

¦ ¦N _________________ ¦

¦Гриф _____________________¦Дата ______________ ¦

¦Источник ¦Наименование акта ___________________¦

¦опубликования ____________¦_____________________________________¦

¦__________________________¦_____________________________________¦

¦__________________________¦ ¦

¦Ключевые слова ___________¦Изменения ___________________________¦

Виды, задачи, формы организации делопроизводства в органах внутренних дел. Субъекты делопроизводства в ОВД и их обязанности

Выделяют следующие виды делопроизводства в ОВД:

А) в зависимости от документов, являющихся объектом делопроизводства;

1. Управленческое делопроизводство регулируется системой законодательных актов и осуществляет операции с управленческой документацией (распорядительной, организационной, справочной). Систематизация документов в дела осуществляется соответствующими службами документационного обеспечения управления (например, канцелярией ОВД), а перечень наименований дел в ОВД утверждается в специальном документе – номенклатуре дел.

2. Специальное делопроизводство регулируется законами, исполнение которых связано с реализацией основной функции ОВД (правоохранительной, правообеспечительной, надзорной и других). Создание и систематизация документов в дела осуществляется по специальным правилам, а заведение дел не связано с управленческим делопроизводством.

Б) в зависимости от секретности сведений, содержащихся в документах.

1. Секретное делопроизводство, то есть документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны и организация работы с документами, содержащими такие сведения. Осуществляется данное направление деятельности в органах внутренних дел по специальным правилам. Так, многие документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной, кадровой деятельности ОВД, оформляются, хранятся, пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства.

2. Несекретное. Многие документы, создаваемые в процессе деятельности ОВД, могут быть несекретными и не требуют соблюдения каких-либо правил при изготовлении, хранении или отправке. Документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности осуществляется по правилам несекретного делопроизводства.

В органах внутренних дел существуют следующие системы организации и осуществления делопроизводства:

— централизованное. Все делопроизводственные операции в ОВД осуществляются в одном месте (в единой канцелярии).Применяется в небольших и средних по объему переписки органах МВД России.

— Децентрализованное. Все делопроизводственные операции рассредоточены по отдельным канцеляриям структурных подразделений. Применяется в крупных и территориально разбросанных ОВД.

— Смешанная. Часть делопроизводственных операций централизована ( приема, отправка, размножение документов), а другая часть осуществляется структурными подразделениями. Применяется в ОВД со сложной структурой и большим объемом документооборота.

Для делопроизводства, как и для любого направления деятельности ОВД, выделяются задачи, которые необходимо решить:

— Обеспечение приема, учета и отправки документации.

— Обеспечение контроля за своевременным и правильным оформлением документов в ОВД, то есть контроль над сроками исполнения документов.

— Систематизация и хранение документов, находящихся в делопроизводстве. Хранение должно производиться в делах, внутри которых документы располагаются в определенном порядке – систематизировано в соответствии с описью.

— Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

— Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций ОВД информации в текущих делах и архиве.

— Правильное и быстрое отражение в документах работы ОВД, его структурных подразделений и сотрудников.

— Экономия затрат времени и сил сотрудниками ОВД на составление, изготовление и поиск документов.

Субъектами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

1. Руководители органов внутренних дел.

2. Специальные подразделения делопроизводства и режима.

3. Инспекторский (личный) состав органов внутренних дел.

Руководитель органа внутренних дел несет персональную ответственность за организацию делопроизводства в ОВД и имеет следующие обязанности в этой сфере:

— обеспечение необходимых условий для сотрудников, ведущих делопроизводство;

— осуществление контроля за ведением делопроизводства, утверждение номенклатуры дел;

— принятие мер, исключающих утрату документов, разглашение государственной и служебной тайны;

— рассмотрение корреспонденции, определение исполнителей, сроков и порядка исполнения.

Специальные подразделения делопроизводства и режима, их структура и штатная численность, зависят от уровня ОВД, объема документооборота.

Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным непосредственно руководителю органа внутренних дел.

Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников разрабатываются на основе Инструкции, статусных документов органа внутренних дел и утверждаются руководителем органа внутренних дел.

Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Департаментом делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России, управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел.

На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

— прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов, передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).

— контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел.

— регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

— организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

— ведение секретного делопроизводства и контроль за ним.

— выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

— информирование руководителя органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

— определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота.

— координация деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел по вопросам документационного обеспечения управления.

— контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органа внутренних дел.

Должностные обязанности сотрудников ОВД (личного состава):

— Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

— Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.

— Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

— Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.

— Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета.

— Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел.

— Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

— При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.

В соответствии с функциональными обязанностями на некоторых сотрудников ОВД возложено выполнение других обязанностей, связанных с делопроизводством.

Например, сотрудники дежурных частей обязаны в выходные и праздничные дни входящую корреспонденцию, сотрудники УР и БЭП обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные документы.

Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

С учетом развития компьютерных технологий возникает необходимость их внедрения в процесс делопроизводства в целях создания документов с помощью компьютерной техники, передачи документа на расстояние и с этой целью создание средств передачи информации: электронной почты, факсов, регистрация и контроль за исполнением документов с помощью специальных компьютерных программ, а также сохранение и быстрый поиск информации с помощью создания электронного архива.

Делопроизводство в ОВД

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Введение

В настоящее время актуальность проблемы организационного совершенствования деятельности органов внутренних дел имеет особенное значение. Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным инструментом управления, основным средством реализации управленческих функций, важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций.

В процессе управленческой деятельности органы и подразделения внутренних дел получают и сами создают различные документы, причем с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.

С точки зрения технологии процесс управления представляет собой, прежде всего, процесс получения, хранения и переработки разнообразной информации.

Работы по документированию выполняются различными сотрудниками горрайорганов внутренних дел. Составлением и исполнением документов занимается весь их основной состав. Объем знаний по документированию у разных категорий работников различен, но знание общих требований к документам и порядку работы с ними обязательно для каждого сотрудника.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование.

Понятие делопроизводства в органах внутренних дел

Делопроизводство или информационно-документационное обеспечение управления — это вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организация работы в ней.

Понятие делопроизводства включает в себя два взаимосвязанных элемента: оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности, или иначе его называют документирование; организация документооборота в учреждении, то есть процесс движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения и хранения или отправки в другой адрес.

Понятием делопроизводства охватывается вся система документационного обеспечения деятельности органов внутренних дел.

Документы — средства фиксации, передачи и хранения необходимой для управления информации. Они предшествуют управленческим акциям, сопровождают или отражают их результат.

Делопроизводство в различных сферах управленческой деятельности носит всеобщий и универсальный характер. Фактически все сотрудники постоянно участвуют в оформлении различных документов при исполнении своих функциональных обязанностей.

Делопроизводство — объективная необходимость отражения и закрепления всех социальных отношений в цивилизованном обществе посредствам документов. Документы различных видов и форм — одно из важнейших средств общения путем циркуляции информации. Это подтверждается всем ходом истории развития документации в России с момента ее зарождения, примерно с конца 15 века, до наших дней. С появления приказного делопроизводства (работа с документами, проводившаяся в приказах) можно встретить весьма значимые государственные документы (жалованные грамоты, указы, акты, циркуляры) и явно видеть тенденцию к развитию этого направления, появление исполнительного производства (период с 1811 по 1918г), создание подразделений стандартизации (период 1923-1963г), разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД — 1973 года).

Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. В органах внутренних дел также проводится работа по совершенствованию делопроизводства.

В процессе деятельности органов внутренних дел создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи, и взаимодействие между подразделениями Министерства внутренних дел, предприятиями, организациями, учреждениями и отдельными людьми. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеет большое значение. Сотрудники подразделений полиции должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов.

Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиями прохождение документов по учреждению должно быть оперативным, целенаправленным. Следует исключить прохождение и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов, в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов.

В Инструкции по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 указано: «Документооборот — это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов. Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами».

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются указанной Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.

Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.

Документационное обеспечение управления — вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Нормативно-методическая основа делопроизводства:

1. Законы РФ:

— Федеральный закон от 27.07.2006 № 149- ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (содержит базовые понятия информации, документов и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней);

— Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1 ФЗ «Об электронной цифровой полиции»;

— Федеральный закон «Об оперативно-розыскной деятельности от 12.08.1995 № 144-ФЗ (определяет сведения, не подлежащие разглашению);

— Трудовой кодекс РФ (содержит нормы права по документам сферы гражданских правоотношений);

— Уголовный кодекс (устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией);

— Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в российской Федерации (в ред. от 04.12.2006) (регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от их форм собственности) и др.

2. Государственная система стандартизации (ГСС) — это система правил и положений, определяющих порядок стандартизации в стране на всех уровнях управления.

3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работ. Положения ГСДОУ распространяются на все органы государственного управления и правоохранительные органы в том числе. Они направлены на упорядочение документного оборота, повышение качества документов, сокращение их количества, нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности и др.

4. Соответствующие ГОСТы:

ГОСТ Р541-98 устанавливает основные термины и определения понятий, применяемых в области делопроизводства и архивного дела;

ГОСТ 6.30-97 определяет унифицированные системы документации, особо выделяя организационно-распорядительную документацию, закрепляет требования к оформлению документов;

ГОСТ Р6.30 — 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Данный стандарт ввел новые реквизиты. Требования по оформлению документов с указанным стандартом являются рекомендуемыми.

5. Общероссийские классификаторы. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Назначения, виды и элементы делопроизводства в органах внутренних дел

Основным назначением делопроизводства в органах внутренних дел заключаются в решении задач:

1. Адекватное отражение в документах деятельности органа, его структурных подразделений и сотрудников.

2. Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления.

3. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

4. Обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов.

5. Обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну.

6. Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов.

7. Документальное обеспечение деятельности всей правоохранительной системы;

8. Правильное и быстрое отражение в документах всей работы органа или его подразделений;

9. Контроль за своевременным исполнением сотрудниками документов;

Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется специальными подразделениями документационного обеспечения управления на всех уровнях системы ОВД.

Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным непосредственно руководителю органа.

Делопроизводство осуществляют секретариаты и канцелярии системы органов внутренних дел, субъектов федерации.

Управленческие документы должны составляться в соответствии с правилами, установленными ГОСТ. Фиксируется управленческая деятельность в основном организационно-распорядительными документами (ОРД).

Основные группы ОРД:

организационные документы (уставы, инструкции, положения, и т.д.);

распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения и др.);

справочно-информационные (письма, акты, справки).

На основе типовых документов разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству с учетом ведомственной специфики. К ним можно отнести: нормативные акты о документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел и в частности инструктивные положения о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях, о секретном делопроизводстве.

Руководство проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

При разработке документов рекомендуется придерживаться следующих этапов:

уяснение цели документа;

определение, на кого рассчитан документ, способы его выражения, составление плана документа;

подбора и изучения необходимых источников формирования документов.

Документ определяется как средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документы в органах внутренних дел как носители информации могут подвергаться процессам поиска, хранения, преобразования и передачи.

Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к:

делопроизводство орган внутреннее дело фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче;

официальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел;

обеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных подразделений;

осуществления связи служб и подразделений между собой с другими государственными органами, общественными организациями и гражданами.

Организация документооборота в каждом подразделении или учреждении должна отвечать определенным требованиям:

прохождение документов в органе должно быть оперативным;

целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться, следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

в порядке прохождения и в процессе разработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов.

Существующее делопроизводство можно подразделить:

1. Общее — документирование и документооборот общий для любого аппарата управления;

2. Специальное — оформление оперативно-служебной деятельности, отражающей основные направления реализации правоохранительных функций, а также составление и оформление уголовно-процессуальных, административно-процессуальных и других документов (например, перечень оперативно-служебных документов и дел оперативного учета, данный в специальных нормативных актах, регулирующих оперативно-розыскную деятельность).

Система организации и осуществления делопроизводства:

1. Централизованная — все делопроизводство сосредоточено в единой канцелярии (в небольших и средних ОВД).

2. Децентрализованная — все делопроизводство рассредоточено по отдельным структурным подразделениям или исполнителям (в крупных и территориально разбросанных органах).

3. Смешанная — часть централизована (прием, отправка, размножение), а другая часть осуществляется делопроизводственными аппаратами структурных подразделений.

Основные функции делопроизводственных подразделений:

1. Прием, обработка и регистрация входящих документов;

2. Организация исполнения документов;

3. Контроль над своевременностью выполнения сотрудниками поручений субъекта управления по документам;

4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам;

5. Хранение документов и порядок их уничтожения;

6. Проверка организации и ведения секретного делопроизводства;

7. Разработка и ведение номенклатуры дел, оформление и формирование соответствующих дел;

8. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов на исполнение, контроль над их возвратом;

9. Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологий работы с документами;

10. Координация деятельности структурных подразделений ОВД и подчиненных органов внутренних дел по вопросам документационного обеспечения управления;

11. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов; делопроизводство документооборот внутренний дело

12. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

К подготовке документов предъявляются следующие требования:

А. юридические (подзаконность, полномочность и др.);

Б. информационно-технические (соблюдение требований ЕГСД);

В. организационные (реквизиты и гриф).

Считается, что в аппарате управления существуют два основных направления рационализации документооборота.

1. Организационное:

а) сокращение потоков документов;

б) регулирование документооборота;

в) совершенствование документооборота;

г) нормирование документационных работ.

2. Техническое — механизация всех процессов, связанных с движением документов: применение оргтехники (множительной, печатающей и др.).

В соответствии с Приказом МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации» в деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов:

Нормативный правовой акт (федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, акт субъекта Российской Федерации, приказ, директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление) — письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

Приказ — правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Положение, устав — нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.

Инструкция, наставление — правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.

Правила — нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Распоряжение — документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад — документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План — документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).

Дела в архив сдаются после проведения экспертизы их ценности, заключающейся в определении их значения сроков хранения через год после завершения их в делопроизводстве.

Отбор на постоянное и временное хранение, а также уничтожение документов и дел производится экспертными комиссиями в составе трех человек, комиссия утверждается руководителем органов внутренних дел. Документы, подлежащие государственному хранению, до передачи их в Главное архивное управление, хранятся в архивах МВД — 15 лет, МВД, УВД — 10 лет, ГО (РО) ВД — 5 лет. Материалы по личному составу хранятся в органах внутренних дел 40 лет. Документами с временными сроками хранения могут быть уничтожены в установлением порядке после их просмотра экспертной комиссией, что оформляется соответствующим актом.

Заключение

Систему делопроизводства в органах внутренних дел можно определить как целостное единство взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, а именно:

1. Документирование деятельности органов внутренних дел;

2. Организация работы с документами по всем направлениям деятельности органа внутренних дел;

3. Кадровое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел;

4. Правовое и методическое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел;

5. Материально-техническое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел.

Документирование деятельности органов внутренних дел включает в себя составление, исполнение и оформление документов и заключается в записи по установленным формам необходимой для деятельности органов внутренних дел информации.

Чтобы какая-либо информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности, закрепленная на специальном материале, приобрела силу документа, необходимо, чтобы эта информация носила официальный характер.

Специфика деятельности органов внутренних дел и требования соблюдения законности обусловливают необходимость подготовки качественных документов. Конкретное содержание качества, его характеристики непостоянны и зависят от выполняемых функций и условий функционирования.

Организация работы с документами в делопроизводстве включает в себя организацию документооборота, информационно-поисковых систем по документам, образующимся в деятельности органов внутренних дел, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Невыполнение или ненадлежащее выполнение перечисленных этапов организации работы с документами в органах внутренних дел влечет несвоевременное исполнение документов, утерю служебной документации, волокиту при получении необходимой для функционирования органов внутренних дел архивной и оперативной информации.

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации //1993 г.

2. Федеральный закон от 7 февраля 2011 г. N 3-ФЗ «О полиции».

3. Вопросы организации полиции: Указ Президента Российской Федерации от 1 марта 2011 года № 250.

4. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

5. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 // Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. N 25, ст.3060.

6. Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России: Приказ МВД РФ от 27 июня 2003 года N 484.

7. Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации, утв. Приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987.

8. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76.

9. Коренев, А.П. Организация управления в ОВД/ А.П. Коренев. — М.: «Щит-М», 2003.

10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). — М., 2007.

11. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. — М., 2006.

12. Сергун П.П. Государственная служба в органах внутренних дел Российской Федерации: состояние и теория развития. Саратов, СЮИ МВД России, 2009.

13. Сухарев, В.Ф. Организационный механизм ОВД: Лекция/ В.Ф. Сухарев. — М.: Академия управления МВД РФ, 2002.

Размещено на Allbest.ru

Виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел. Обязанности сотрудников органов внутренних дел по организации и осуществлению делопроизводства

Различают общее, специальное, секретное и не секретное делопроизводство.

Общее делопроизводство — это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.) аппарата управления.

Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.

Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.

Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.

Задачами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.

3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

4. Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций органа внутренних дел информации в текущих делах и архиве.

5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников.

6. Экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.

На лиц инспекторского (оперативного) состава органов внутренних дел возложены следующие основные обязанности по осуществлению делопроизводства:

— своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление;

— неукоснительное соблюдение установленных правил работы с секретными документами.

В некоторых случаях на этих работников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел возлагается прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции. Оперуполномоченные уголовного розыска и подразделений ОБЭП, ОНП и т.д. обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные материалы.

На специально назначенных работников этих служб возлагаются учет и регистрация секретных документов, создаваемых в процессе осуществления оперативно-розыскной деятельности. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима возлагается на руководителей органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов.

Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

— Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

— Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов;

— Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

— Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения;

— Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащихся в документах посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел;

— Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов;

— При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечении, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.

Сведения, содержащихся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

Передача документов и их копий работниками организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *