Ежедневник как вести

Как вести ежедневник — 15 правил

А вы знаете, что первый ежедневник в привычном для нас виде появился в массовом производстве в Италии в 1650 г. И назывался «агендом», что в переводе означает: «То, что надо сделать».

Сейчас я расскажу о 15 правилах как правильно вести ежедневник.

У многих есть ежедневник, но не многие знают как эффективнее всего пользоваться им. Между тем умение использования ежедневника значительно важнее того, какой у вас ежедневник. Точно так же как умение рисовать важнее того, насколько хорошие кисти будут использованы.

В продаже на книжных полках лежит огромное количество ежедневников, различных расцветок, фасона корки, но на этом их отличие заканчивается. Большая часть всех ежедневников представляет разлинованные листочки, в лучше случае, с указанием времени вначале левой части страницы. Для грамотного планирования такой ежедневник подойдет плохо, его нужно доработать.

Безусловно, такой ежедневник поможет в планировании и лучше, чем стикеры или листки бумаги. Но, я сейчас расскажу, как из обычного ежедневника сделать, похожий на профессиональный и как правильно вести ежедневник. Уверен, что для большинства зрителей эти рекомендации помогут более эффективно пользоваться ежедневником и лучше планировать дела как на работе, так и дома.

1. Избегайте чрезмерно жесткого планирования

Многие делают одну очень серьезную ошибку при ведении ежедневника, а именно чрезмерно жестко планируют день. Разберем подробнее, что будет если попытаться распланировать каждую минуту своего времени.

Допустим, мы составили такой план:

с 9 до 10 планерка;

с 10 до 11:30 встреча с клиентом;

с 11:30 до 13:00 подготовка ком. предложения;

и т. д. СТАТЬЯ ПО ТЕМЕ:

А теперь давайте подумаем, что произойдет с нашим графиком, если планерка затянется на 1 час? Или клиент приедет раньше, чем запланировано? Или вас попросят срочно подготовить очень выгодное коммерческое предложение, которое будет неактуально, если не сделать его в ближайшие несколько часов. Конечно, можно будет жестко отреагировать на все неожиданные ситуации из жизни — с планерки уйти, если она задержится, клиенту сказать, чтобы ждал намеченного времени и сообщить, что у вас нет времени на подготовку очень выгодного коммерческого предложения. Но с таким подходом можно очень быстро лишиться работы, бизнеса и дружеских отношений.

Минус такого чрезмерно жесткого планирования, в том что оно не учитывает форс мажоры, являющиеся неотъемлемыми в нашей жизни. К тому же слишком жесткий график угнетает нашу нервную систему, если стараться изо всех сил успеть, придется чрезмерно напрягаться и в конечном счете вы быстрее будете уставать. Будет падать мотивация и ухудшаться самочувствие, т. к. чем жестче составлен график, тем больше отклонения от него, что и приводит к разочарованию и отрицательным чувствам, вследствие в кровь выбрасываются гормоны стресса, которые могут вызывать головную боль, усталость, подавленность, раздражительность и т. д.

В то же время если не составлять план действий, то можно забыть о встрече, звонках и просидеть весь день занимаясь ерундой из-за отсутствия мотивации и желания приступить к делу.

Что же делать?

Выход есть, нужно соблюдать баланс гибкого и жесткого графика. Совсем без жесткого графика желание работать меньше и производительность тоже. С очень жестким графиком желание работать выше, но появляется стресс, усталость, раздражительность и производительность тоже снижается. Поэтому очень важно, соблюдать баланс, чтобы у вас был и жесткий график, куда вы заносите дела, привязанные ко времени и гибкий, который позволит вам работать в комфортном темпе в промежутках между жесткими задачами.

2. Привести в нужный формат

Начнем с того, что в тайм-менеджменте все дела следует делить по степени важности и срочности. Классическая схема разделения состоит из 2 колонок:

1 Колонка. Жесткие задачи, это дела, которые привязаны ко времени. Например, «совещание в 11:00», «позвонить клиенту в 15:00», «бассейн в 19:00».

2 Колонка. Гибкие задачи. Это дела, которые не привязаны ко времени, к ним можно приступить в любой момент или перенести на другое время. Например: «Разобрать документы на столе», «подготовить коммерческое предложение», «ответить по электронной почте», «купить продукты» и т. п.

Зачем разделять страницы

А может не разделять страницы пополам, а писать все подряд, подписывая время напротив жестких задач? Как вы думаете? Жесткие и гибкие дела обязательно нужно отделять. Это разделение дел требуется, чтобы жесткие задачи, привязанные к определенному времени, не затерялись в гибком графике. Например, если вы договорились позвонить клиенту в 15:00 и помимо этой задачи будет еще 10 различных дел непривязанных ко времени, то можно забыть сделать этот звонок, поскольку задача визуально затеряется среди других записей.

Часто дела из жесткого графика важнее, чем в гибком, поскольку от их невыполнения могут быть серьезные последствия, нередко непоправимые. Например, вовремя не позвонив клиенту, его можно упустить, т. к. не дождавшись звонка, клиент может обратиться в другую компанию. А если не сделать дело из гибкого графика, то серьезных последствий может не быть.

Чтобы не забыть все жесткие дела, привязанные ко времени их следует отделять от остальных, так они будут у вас всегда на виду. Как я уже описывал ранее, большинство ежедневников больше похожи на листки в линейку. Поэтому первое изменение, которое следует внести в доработку ежедневника это: Разделить страницы на 2 колонки. Первая колонка — жесткий график, дела привязанные ко времени. Вторая колонка — гибкий график, задачи, которые можно сделать в удобное время. Такое простое действие, как разделение листка пополам значительно повысит вашу личную эффективность.

3. Расставляем приоритеты дел

Очень распространенной ошибкой в тайм-менеджменте является выполнение дел по дате выступления, а не в порядке их значимости. Неважно, когда появилась задача, важно не приступать к ней пока не сделаны более важные. Поэтому в колонке гибкого графика всем задачам нужно присвоить приоритет. Чтобы начинать работать не с мелочевки, которая мало как изменит нашу жизнь, а действительно с самых важных дел, от которых сильно зависит наше будущее.

Когда вы записали в правую колонку все гибкие задачи, то перед каждым делом поставьте букву, характеризующую важность дела:

Буква А. Сделать обязательно, если пропустить будут серьезные последствия. Например, «заплатить налоги».

Буква Б. Сделать желательно, но в крайнем случае можно отказаться, при невыполнении будут небольшие неприятности. Например, если не починить стиральную машину, будут небольшие неприятности — возможно, придется стирать на руках, но ничего страшного не случиться, только небольшие неприятности. Или если не обсудить проект с коллегами, то могут быть недоработки, в то же время некритичные и будет время их исправить.

Буква В. Сделать неплохо, в случае невыполнения неприятных последствий не будет. Например, «подготовить предложения по развитию компании», «повесить люстру вместо лампочки». Если это не сделать плохих последствий не будет.

Как только напротив каждого дела мы поставим приоритет, т .е. буквы «А», «Б» или «В», станет значительно проще определить, что главное, а что второстепенное. Как вы уже понимаете при работе с ежедневником нельзя приступать к задачам из «Б», пока не выполнены дела с приоритетом «А», а дела «В» нельзя начинать, пока не сделаны «Б». Такая простая расстановка приоритетов напротив каждого дела может значительно повысить вашу личную эффективность и у вас получится больше успевать.

4. Начинайте с лягушки

Лягушкой называют в тайм-менеджменте неприятное дело. Есть рекомендация начинать работу с самого неприятного дела. Почему? В начале работы, как правило, большего всего энергии, поэтому это время, как нельзя кстати подходит для выполнения дела на которое, как раз и требуется больше всего сил. Именно неприятные дела тяжелее всего начать, поэтому рабочий день должен начинаться с лягушки, т. е. самого неприятного дела.

Старайтесь, каждый свой день начинать с лягушки, но только в тех случаях, когда вы сможете успеть все более важные дела, чем лягушка. Если вы не успеете сделать более важные задачи в течение дня, то откажитесь от лягушки на сегодня, ведь — неприятное дело может быть менее важным.

Начиная работу с лягушки вы быстро сможете подчистить все хвосты и недоработки, которые оказывают деморализованное действие на любого человека. Чем больше вы успеваете, тем комфортнее себя чувствуете.

5. Вечернее планирование

Составление плана на следующий день необходимо делать накануне вечером, т. е. за день. Самое лучшее время для составления планов на завтра — конец рабочего дня. Если в конце рабочего дня не записать планы на следующий день, то мы будем хранить эти дела в голове и периодически вспоминать, чтобы не забыть. Это лишние мысли, которые мешают расслабиться и отнимают энергию, а также уменьшают умственные способности, т. к. чем больше мозг загружен запоминанием информации, тем меньше ресурсов остается для мышления и обдумывания других дел.

Если составить план на следующий день вечером, то мы освободим мозг от лишних мыслей и сможем лучше отдохнуть и выспаться. Планируйте следующий день за 15 минут до окончания работы.

6. Выделяйте дела

Чтобы легче было ориентироваться в ежедневнике, выделяйте важные и неприятные дела. Самые важные дела можно обвести вокруг ручкой, чтобы они выделялись среди остальных. Самое неприятное дело(лягушку) — также выделяйте в ежедневнике по особенном, например, напротив этой задачи можно ставить восклицательный знак или букву «Л».

Эти простые действия позволят сделать важные и неприятные задачи более заметными, а значит вы чаще будете обращать на них внимание и сделаете с большей вероятностью, чем остальные.

7. Вычеркивайте дела

От выполнения любого дела мы получаем удовольствие, наш мозг выделяет гормоны счастья при любом положительном достижении. Чем больше достижение и труда было вложено, тем больше радости мы ощутим. Но эта радость длится очень быстро, считаные секунды. Но мы можем продлить и усилить это ощущение радости с помощью очень простого действия: Вычеркивания дел после их завершения.

Когда мы вычеркиваем дело, то сильнее концентрируемся на мыслях о его завершении и поэтому получаем больше удовольствия. Всегда вычёркивайте завершенное дело. Кстати, удовольствие можно продлить если разбить дело на несколько этапов и отмечать выполнения каждого из этих этапов.

8. Создаем напоминания

Даже если вы записали дело в ежедневник, далеко не факт, что вы вспомните о нем вовремя. Чтобы обезопасить себя от этого, можно дополнительно создавать напоминание в будильнике на телефоне, а в названии писать задачу. Таким образом, будильник прозвонит в нужное время и вы не забудете, про важную встречу, телефонный звонок или др. дело привязанное ко времени.

9. Контролируем мотивацию

Даже когда вы напишите план действий на листочке вы уже повысите желание его сделать и мотивация вырастет, подобно тому как аппетит приходит во время еды.

Также на мотивацию и желание работать можно влиять еще 2 способами:

1. Чтобы повысить мотивацию, т. е. желание работать можно увеличить количество жестких дел, если, конечно, график позволяет. Увеличить количество жёстких дел, привязанных ко времени очень просто — достаточно выбрать несколько гибких задач и указать время работы с ними. Например, если вам нужно подготовить финансовый отчет, который является делом гибким, т. е. вы можете приступить к нему в любое время, то для повышения мотивации можно указать точное время для подготовки, допустим, с 15 до 16, тогда желание выполнить работу повысится, установленные сроки здоров стимулируют к выполнению дел.

Более мягким стимулирующим фактором, который позволит повысить мотивацию к работе, является установка времени работы над задачей без привязки ко времени. Например, напротив задачи «подготовить финансовый отчет» укажем время работы, допустим, 30 мин. И пока мы не поработаем 30 мин. над этим делом, мы не приступим к остальным менее важным делам. Чем больше ограничений времени вы вводите, естественно, в разумных пределах, тем больше повышаете мотивацию к работе.

2. Понижение мотивации. Чтобы понизить мотивацию, нужно, наоборот, как можно меньше дел привязывать ко времени. По возможности уменьшить количество жестких дел, стараться работать с задачами своевременно, и не допускать, момента когда дело из несрочного превращается в срочное.

Если вы едете на встречу, то старайтесь договаривать не о точном времени, а об интервале, например, что вы будете на месте с 15 до 16, разумеется в тех случаях, когда это будет уместно.

Помните, что слишком сильная мотивация делает человека раздражительным, нервным, не позволяет радоваться жизни. А слишком слабая мотивация — не даст добиться желаемых результатов.

10. Правило 50%

Правило означает, что нельзя планировать более 50% времени в жестком графике. Старайтесь не планировать жесткие дела, привязанные ко времени, подряд, друг за другом, а оставляйте между ними запас, желательно не менее 50% от общего количества свободного времени.

Если запланировать весь день по минутам, то любая накладка сделает невозможным выполнение графика, вы будете деморализованы и испытаете стресс из-за несовпадения ожиданий с реальным положением дел. Например, встреча с клиентом может затянуться на 1 лишний час или позвонит очень крупный заказчик и попросит срочно подготовить расчёт или вы просто почувствуете, что очень устали и нужно отдохнуть.

Если же у вас останется свободное время между запланированными жёсткими делами (левая колонка), то его можно потратить на выполнение задач из гибкого графика (правая колонка), которые не менее важны, но не привязаны ко времени. Чередуя жесткие и гибкие дела, вы сможете успевать самое главное в жизни.

11. Чистые листки в ежедневнике

В традиционном ежедневнике место на листках ограничено. Может возникнуть ситуация, когда вся страница уже полностью исписана и для новой информации просто нет свободного пространства. Можно, конечно, продолжать писать на следующие дни, но это не лучший вариант, т. к. на другой день может не хватить места для планирования. На этот случай у вас в запасе всегда должно быть несколько чистых листков в конце ежедневника, их можно прикрепить к последней странице канцелярской скрепкой.

Если случится, что вам нужно еще оставить некоторые заметки по текущему дню, а вся страница уже исписана, вы можете взять чистый листок бумаги из конца ежедневника и прикрепить его скрепкой или степлером к текущей, уже заполненной странице и продолжить записи. Помимо листочков, в конце ежедневника можно еще хранить несколько канцелярских скрепок, чтобы при необходимости, зафиксировать чистые листки на необходимых страницах. Сами листки могут быть любого формата, их можно подготовить, обрезав страницы а4 или просто согнув в 2 или несколько слоев.

12. Не захламляйте ежедневник

Часто можно видеть такую ситуацию, когда люди пишут в ежедневник все подряд, например: описание проектов, рецепты блюд, пожелания клиентов и т. д., а когда места на странице заканчивается, то записи продолжаются на несколько страниц вперед, на дни которые еще не наступили. Такой информационный хаус мешает использовать ежедневник по прямому назначению, потому что не остается места для планирования дня.

Конечно, вести ежедневник в хаотическом порядке это лучше, чем если его вообще не вести. Но если вы хотите увеличить эффективность, то придерживайтесь правила: «Нельзя писать никакой информации на следующий день, до тех пор, пока вы не составите план на этот день». Иначе на самом видном месте окажется информация, которая будет не нужна при расстановке приоритетов и будет затруднять обзор текущих дел. Чтобы избежать захламленности ежедневника, когда много поступающей информации, — просто пишите ее в другом месте.

Исключение из правила

Если общее количество записей и справочной информации в вашем ежедневнике не займет более 50% места на страницах, то описанное выше правило, к вам не относиться, можете писать любую информацию в ежедневник, если вам так будет удобно. Такие записи не сильно уменьшат производительность труда.

Но! Если вы понимаете, что страница в вашем ежедневнике вместе со справочными данными будет заполнена более чем на 50% то лучше писать доп. информацию в отдельном месте, чтобы сохранить продуктивность и не потерять из виду план на день.

13. Заведите рабочую папку или тетрадь

Ежедневник предназначен для составления плана, не превращайте его в справочник. Храните справочную информацию, расчеты, результаты переговоров в отдельной тетради, не в ежедневнике, т. к. в ежедневнике места может не хватить. Также в ежедневнике неудобно искать записи в будущем, когда они пригодятся, т. к. идет сортировка не по задачам, а по времени, особенно это относится к длительным проектам, когда информация в дальнейшем будет изменяться. Заведите себе для таких целей тетрадь, или папку со скрепленными листочками.

14. Ставьте цели в ежедневнике

Постановка целей стимулирует к их достижению, поэтому если ставить цели, то можно достичь желаемого быстрее, чем если цели не ставить. Один раз поставить себе цель часто бывает недостаточно, т. к. любая информация со временем забывается, в том числе и цели, вследствие может упасть и скорость достижения желаемого. Поэтому цели необходимо регулярно повторять, чтобы сохранить их силу и желание достигнуть на должном уровне.

Приведу 2 способа постановки целей в ежедневнике:

1. Написать цели на закладке. Каждый раз, когда вы будете открывать свой ежедневник на текущей странице с помощью закладки, вы будете видеть записанные цели. Такое простое действие, как написание целей на закладке страниц усилит вашу мотивацию и может помочь достигнуть поставленных целей быстрее.

2. Переписывать цели каждый день. Суть метода заключается в том, чтобы перед началом планирования дня, писать ваши цели заново на странице ежедневника. Если цели личного характера, то можно переписывать их и на обычном листке в блокноте, чтобы быть уверенным, что никто их не увидит. Гавное написать не один раз, а регулярно переписывать, например, каждый день перед началом работы.

У вас возникнет вопрос в рациональности таких действий: «Зачем делать одно и то же действие и каждый день переписывать цели?» Я отвечу: «Когда мы пишем, то включается моторика движения и мы вынуждены следить за тем, чтобы текст на бумаге был осмысленным, а для этого активизируется много областей нашего мозга, отвечающих за концентрацию и координацию». Причем на бумаге писать предпочтительней, чем на компьютере, телефоне, планшете или др. электронном устройстве т. к. движения в письме на бумаге более сложные и позволяют лучше сконцентрироваться на цели.

Активизирую области мозга, отвечающие за написание, мы автоматически отключаем другие мысли и думаем только о том, что пишем. Иначе говоря, можно прочитать цели и в это время думать о другом, в итоге, результат такого чтения близок к нулю. Но если мы будем не читать, а писать на листке, то не думать о том, что вы пишите невозможно, иначе на бумаге будут каракули. Если вы записали цель на бумаге, то будьте уверены, вы повторили цель, а если прочитали, то далеко не факт.

Кстати: Брайан Трейси — один из самых популярных бизнес-консультантов, в своей книге пишет, что каждый день переписывает цели заново.

Дополнительным фактором, который усиливает восприятие любой информации — является «проговаривание вслух». Когда мы, что то проговариваем вслух, то задействуется еще один орган восприятия. Проговаривание любой цели, независимо, читаете ли вы ее или пишите усиливает восприятие.

А теперь я приведу таблицу эффективности различных способов повторения целей:

1. Почитать в уме — очень маленькая эффективность.

2. Прочитать вслух — маленькая эффективность.

3. Написать на бумаге — высокая эффективность.

4. Написать на бумаге и прочитать вслух — очень высокая эффективность.

Важно: План на следующий день, эффективнее составлять накануне вечером, чтобы освободить голову и быстрее отключиться. Но с целями рекомендуется поступать наоборот. Цели желательно повторять именно в самом начале дня, т. к. повторение целей стимулирует вас к работе. Если повторять цели в конце рабочего дня, когда вы пишите план на следующий день, то вместо отдыха вечером после трудового дня, вы будете больше думать о работе, т. к. повторение целей стимулирует эти мысли и вы не сможете хорошо отдохнуть.

Если вы испытываете недостаток мотивации, то можно повторять цели когда угодно и сколько угодно, пока мотивация не вырастет до необходимого уровня. Но слишком большая мотивация — тоже плохо т. к. вы становитесь раздражительными, жесткими и восприимчивее к любой неудаче, в общем избыток мотивации ведет к сильному стрессу, плохому настроению и самочувствию. Если переусердствовать и слишком часто повторять свои цели, можно превратиться в загнанную лошадь и перестать получать удовольствие от жизни.

Еще в 1908 г. психологи Иеркс и Додсон проводили эксперименты на мышах, которым нужно было быстрее пройти лабиринт. Мотивацию у мышей поднимали ударами тока. В результате эксперимента оказалось, что излишняя мотивация, вызванная сильным напряжением, только удушала результат, т. к. появлялись отрицательные чувства, такие как страх и боль, вырабатывались гормоны стресса, которые ухудшали физиологические способности.

Таким образом, было установлено, что существует средний уровень мотивации, который позволяет быстрее всего достичь цели. Поэтому помните, что излишняя мотивация приводит к стрессам и раздражительности. Если у вас и так много мотивации, возможно, стоит реже повторять цели.

15. Заведите электронный ежедневник

Конечно, выбор бумажного или электронного ежедневника — дело вкуса, а о вкусах, разумеется, не спорят. Выбор бумажного ежедневника или электронного по большому счету определяется типом личности, в частности, складом ума. Если у вас технический склад ума, то электронный органайзер предпочтительней бумажного. А если гуманитарный склад ума, то предпочтительней бумажный вариант. Как вы понимаете в любом правиле есть исключения.

Установите электронный органайзер на телефон

Даже если большую часть времени вы используете бумажный ежедневник, телефон станет отличным дополнением и имеет следующие преимущества:

— Авто напоминание звуковым сигналом. У органайзера на телефоне есть неоспоримое преимущество перед бумажной записной книжкой — он может напомнить о событии с помощью мелодии звукового сигнала, а вот бумажная записная книжка напомнить не сможет. А поскольку, телефон всегда с нами и поставлено напоминание о событии, то вы можете не волноваться, что пропустите запланированное, звуковой сигнал вам напомнит точно в срок.

Вместо автонапоминания событий, привязанных ко времени, в органайзере, можно использовать обычный будильник, подписывая в названии задачу для выполнения.

— Работа одной рукой. Чтобы открыть бумажный ежедневник нужно 2 руки. Но бывают ситуации, когда необходимо посмотреть, оставленные ранее записи, а 1 рука уже занята, например, вы едете в транспорте и держитесь за поручень, идете по улице с зонтиком. В таких ситуациях, когда одна рука занята — значительно удобнее и комфортнее пользоваться телефоном, на котором установлена электронная записная книжка.

Если вы часто бываете в поездках, особенно в общественном транспорте, перенесите часть задач на телефон в электронный органайзер.

— Удобство. Во многих ситуациях неудобно брать с собой бумажный вариант. Например, когда вы находитесь в магазине, в спортивном зале, в гостях или на отдыхе, то носить с собой ежедневник может быть очень неудобно. А телефон очень компактный и всегда с вами, его очень просто взять с собой практически в любое место, а значит вы сможете всегда быть в курсе запланированных дел.

— Облегчение груза и уменьшение объема. Еще одним плюсом записной книги на телефоне является то, что нет необходимости носить с собой бумажный вариант, который занимает место в сумке и весит как бумажная книжка.

— Большие объемы информации. Записную книгу на телефоне можно использовать для хранения больших объёмов информации. Например, вы можете скопировать целую статью, которая может пригодиться в дальнейшем значительно быстрее, чем записать. При этом на телефоне могут храниться более сотни книг, в то время как в бумажном, объем ограничен весом и размерами листков, которые вы берете с собой. Также, немаловажным плюсом является возможность очень быстрого копирования всей необходимой информации. У многих электронных органайзеров есть возможность синхронизации с компьютером, что позволяет еще быстрее и эффективнее использовать телефон по сравнению с бумажной версией.

— Не нужно переписывать задачи. При невыполнении дел в бумажном ежедневнике, мы переписываем их на следующий. Электронный органайзер на телефоне позволит избежать лишних действий, т. к. установить новый срок быстрее, чем переписать дело заново.

— Дела привязанные к месту. В записной книжке удобно записывать дела, привязанные ко времени, но также существуют дела, которые привязаны к некоторому месту и не зависят от времени. Как правило, — это несрочные дела, которые лучше сделать, если вы будете проезжать недалеко от места, где вы можете их выполнить. Таким образом, можно сэкономить огромное количество времени на дороге, ведь вы делаете необходимое по пути, когда проезжаете мимо.

Например, вам необходимо купить несколько инструментов в строительном магазине, если дело несрочное, то не стоит ехать в магазин сразу же, лучше создать в телефоне заметку: «Дела в строительном магазине», а как только вы будете проезжать мимо строительного магазина, вы можете посмотреть на телефоне, что необходимо купить. Так вы сэкономите время на дороге, чем если бы поехали целенаправленно в этот магазин. Среди таких дел можно выделить следующие: «когда буду на даче», «если буду в офисе», «когда окажусь в продуктовом» и т. д.

К сожалению, в традиционных ежедневниках мало дополнительных листков для заметок, иначе говоря, там почти нет места для ведения списка дел, привязанных к месту. Конечно, дела привязанные к месту можно записывать и на отдельных листках, но это также будет неудобно. Лучше места для записи дел привязанных к месту, чем в телефоне, в большинстве случаев нет. Это еще один довод в пользу органайзера на телефоне.

— Дела привязанные к людям. Также как с задачами, привязанными к месту, есть дела привязанные к людям. Например: «при встрече с Вадимом обсудить ход работы» или «передать документы при встрече с Людмилой» и т. д. Суть такая же, если дело несрочное нет необходимости выполнять его сразу же, часто имеет смысл записать его в ежедневник на телефоне и выполнить тогда, когда вы будете недалеко и сэкономить время на дороге.

Даже если вам больше нравится бумажный вариант — попробуйте, приведенные выше рекомендации в жизни, установите электронный органайзер к себе на телефон, эти действия могут значительно упростить вашу жизнь. Существует огромное количество электронных записных книжек, которые устанавливаются на мобильный телефон. Рекомендую evernote с бесплатной синхронизацией с компьютером или более продвинутый Российский аналог leadertask, но синхронизация у него платная.

Практика

Теперь рассмотрим, приведенные советы на практике. Начинаем составление плана на следующий день перед окончанием рабочего дня, чтобы очистить голову от мыслей, записав их и лучше отдохнуть.

1 Шаг

Разделим страницу пополам, я просто провожу линию, чтобы были области для жесткого и гибкого графика.

2 Шаг

Запишем все дела, которые нужно сделать, начнем с жестких дел:

— 10:30 Совещание;

— 15:30 Встреча с клиентом;

— 18:30 Бассейн.

Теперь заполним гибкий график:

— Подготовить финансовый отчет;

— Оплатить интернет;

— Разобрать документы;

— Передать отчет в бухгалтерию.

3 Шаг

Создаем напоминания очень важного дела привязанного ко времени, чтобы ни в коем случае не забыть. Например, в 10:20 выйти на совещание, для этого ставим будильник в телефоне на данное время.

4 Шаг

Расставим приоритеты для гибких дел(А, Б, В):

— А. Подготовить финансовый отчет;

— Б. Оплатить интернет;

— В. Разобрать документы;

— А. Передать отчет в бухгалтерию.

5 Шаг

Выделим важные и неприятные дела. Важные обводим ручкой, а напротив неприятного дела ставим восклицательный знак. Предположим, что самое неприятное дело это «Разобрать документы», подписываем это дело восклицательным знаком. А самое важное дело, допустим «Подготовить финансовый отчет» обводим вокруг.

6 Шаг

В конце ежедневна вставим несколько чистых листков и скрепок, на случай если закончится страница для записи.

7 Шаг

Пишем в электронном органайзере на телефоне список дел, привязанных к месту и людям. Например, создадим следующие записи: «когда окажусь в продуктовом», «при встрече с шефом», «если буду в офисе» и т. д.

8 Шаг

Повторяем Цели. План на следующий день составлен, теперь можно отдохнуть после рабочего дня. Но в плане на завтра мы пока не повторяли цели, чтобы не начать думать о работе, когда мы отдыхаем. Цели нужно будет повторить непосредственно перед началом рабочего дня, т. е. утром. Итак, допустим, наступило утро, теперь открываем наш план и в самом начале переписываем наши цели, чтобы замотивировать себя.

Теперь, когда ежедневник подготовлен и планы записаны, можно приступать к высокоэффективной работе, вычеркивая дела по мере выполнения.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне, постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype.

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения 😉

Подписывайтесь по email

Добавляйтесь

Смотрите

С уважением, Марков Александр ПОХОЖИЕ ВИДЕО И СТАТЬИ:
— Для чего нужна записная книжка
— 7 шагов организации рабочего места
— 12 способов избавиться от лени
— 8 поглотителей времени (хронофагов)
— 12 способов сосредоточиться на работе, учебе

Путеводитель по органайзерам

Эффективная организация времени — актуальная проблема для любого человека, вне зависимости от его занятости. Этой дисциплине, известной также как таймменеджмент, посвящена не одна книга, регулярно проводятся многочисленные курсы, предлагающие разные методики.

Свою лепту в планирование времени вносят органайзеры. Вообще, говоря о данной сфере программного обеспечения, следует отметить, что служат они не только для составления распорядка дня, но и для хранения данных. Человеку сложно держать в голове, или же в неупорядоченном виде, всю необходимую информацию, которая должна быть под рукой.

Данный обзор включает в себя программы-органайзеры различной сложности. Естественно, что в современных реалиях недостаточно требовать от данного рода ПО традиционную функциональность: наличие календаря, адресной книги, записной книги. Не менее важные аспекты — мобильность, возможность синхронизации с переносными устройствами. В целом, внимание будет обращено на следующие аспекты:

  • Удобство интерфейса: органайзер — тот вид ПО, где интерфейс отыгрывает одну из важнейших ролей, особенно по части скорости доступа к нужным функциям. Также будет уделено внимание горячим клавишам.
  • Задачи и календарь: создание задач, to-do списков, категорий, подзадач, возможности календаря при планировании мероприятий (создании событий).
  • Напоминания и уведомления: настройка напоминаний о событиях (дней рождений, дат и т. п.), создание липких заметок, способы уведомления.
  • Организация контактов: возможности адресной книги, импорт/экспорт данных.
  • Совместный доступ: возможность создания проектов, инструменты для коллективной работы.
  • Мобильность и синхронизация: доступность для мобильных платформ, интеграция с онлайн-сервисами.
  • Безопасность: установка пароля на запуск программы, базу данных или отдельные разделы органайзера; защита и шифрование данных.
  • Другие инструменты: попутно будут упомянуты редактор заметок, менеджер паролей и другие инструменты, дополняющие функциональность органайзера.

LeaderTask

Домашняя страница: http://www.leadertask.ru/

Главное окно LeaderTask

Согласно статистике, представленной разработчиками, LeaderTask пользуются сотрудники известных организаций — около 1500 компаний. Этот факт заставляет задуматься, в какой мере LeaderTask является органайзером, а насколько он силен в управлении проектами. Опять же, среди заявленных функций управление проектами присутствует, что весьма любопытно.

В органайзере можно создавать как задачи, так и подзадачи, прикреплять к ним заметки и подзаметки. Нужно отметить, что древовидная структура списка весьма удобна — благодаря этому навигация в списке задач не вызывает затруднений. В свойствах задачи можно указать сроки, закрепить ее за проектом, выбрать категорию / ярлыки и назначить исполнителя (из списка контактов LeaderTask), прикрепить файл. Кроме того, в настройках сроков выполнения можно задать режим повторения задачи.

Главное окно LeaderTask

Редактор заметок не очень функционален — при том, что в органайзере этот инструмент является одним из важнейших, панель форматирования, возможно, следовало реализовать иначе.

Редактор заметок

Уведомления отображаются при изменении статуса или создании задачи — в виде всплывающего окна со звуковым эффектом. В настройках органайзера можно изменить внешний вид, звук уведомления, указать интервал повторения. Однако при этом нельзя настроить способ уведомления: скажем, SMS или email.

Адресная книга LeaderTask вполне традиционна по своему устройству, если сравнивать ее, например, с Outlook. При добавлении нового контакта заполняются поля: фото, личная информация, домашний адрес, инициалы, место работы и прочие. Указываются также способы связи — телефон, вебсайт, email и мессенджер. В качестве дополнительной информации можно прикрепить заметки и файлы. Контакты позволяется группировать, присваивать несколько меток одновременно.

Создание контакта в адресной книге

Возвращаясь к вышесказанному. В LeaderTask обнаруживается полезное дополнение — проекты. Проекты помогают объединить несколько задач, также с их помощью можно наладить совместную работу с коллегами. Всем участникам доступны почти все действия с задачами проекта, кроме того, что заказчик может изменить исполнителя, а исполнитель — статус. Вполне возможно, что не всем пользователям данный инструментарий окажется уместным в органайзере, но, как минимум, совместная работа в органайзере является большим плюсом.

К вышесказанному следует добавить, что LeaderTask синхронизирует данные с сервером. Предварительно в настройках органайзера нужно ввести учетные данные пользователя, а также указать интервал обновления.

LeaderTask доступен в виде программ для Android, iPad, iPhone. Кроме таких неотъемлемых функций, как синхронизация, работа с задачами и контактами, поиск — в мобильных приложениях имеются приятные дополнения: голосовой ввод, работа с GPS и прочие.

База данных LeaderTask может быть защищена паролем, отдельного ограничения доступа к разделам нет. Шифрование данных, хотя оно и упомянуто разработчиками, в виде каких-либо настроек найти не удалось. Говоря о недостатках — нет доступной конфигурации горячих клавиш. Это упущение, поскольку создавать новые задачи, события или хотя бы добавлять контакты в адресную книгу без клавиатурных «хоткеев» быстро надоедает. И еще один негативный момент — интерфейс, который состоит из трех колонок, не слишком «поворотлив». Меню «Вид», к сожалению, не спасает ситуацию.

C-Organizer

Домашняя страница: http://www.csoftlab.com/ru/C-OrganizerPro.html

Главное окно C-Organizer

Разработчики описывают C-Organizer как персональный органайзер, однако в описании заявлена поддержка совместного сетевой доступа. Программа интегрируется с веб-сервисами, имеет в наличии удобный планировщик, записную книжку, менеджер паролей и другие необходимые инструменты.

Интерфейс C-Organizer разительно отличается от LeaderTask, привлекая компактностью и приятным оформлением. Среди внушительного списка доступных локализаций присутствует русский язык. Кнопки на панели инструментов, в лучших традициях настольных приложений, настраиваются, колонки скрываются, освобождая рабочее пространство; возможно переключение меню на Ribbon (лента в стиле Office 2007 и выше) Одним словом, для этих удобств пользователю будет более чем достаточно.

Панель инструментов C-Organizer

Удобно управлять органайзером, используя горячие клавиши, назначенные для основных команд C-Organizer. Есть всплывающие подсказки, но отдельного раздела с параметрами, которые можно изменить, не нашлось, также как и нет глобальных сочетаний клавиш.

При создании новой задачи, в свойствах можно задать приоритет, повторяемость, добавить категорию, процент завершенности и включить напоминание. Во вкладке «Описание» находится редактор заметок, содержащий все необходимые опции форматирования. К любой задаче также можно прикрепить файл.

При создании задачи пользователь не может указать исполнителя, несмотря на заявленную возможность совместной работы по сети. Нет подзадач и подзаметок. Тем не менее, to-do можно объединять в глобальные списки и группы.

В календаре, по аналогии с задачами, можно создавать назначения. При этом под рукой находятся те, и другие. Назначения, которые длятся весь день, расположены вверху календаря. Для указания праздников и дат предназначены события — для них также настраиваются уведомления.

Любую запись можно разместить на Рабочем столе («Записи — Открыть как стикер»), активировать оповещение в связке с действием (например, запуск приложения или перезагрузка).

Липкая заметка в C-Organizer

Возможности адресной книги стандартны для органайзера, из отличительных особенностей можно отметить поддержку vCard и создание шаблонов. Это упрощает добавление контактов в адресную книгу. Все контакты можно объединять в группы, например, для того, чтобы отправить сообщения либо оповещения по email.

В C-Organizer, в отличие от предыдущей программы в обзоре, нет явных признаков проектной системы, однако с одной базой может работать несколько пользователей одновременно, причем можно редактировать одну и ту же запись нескольким пользователям.

Органайзер поддерживает мобильные устройств, но, увы, в список входят лишь Pocket PC и Palm (синхронизация календаря, задач, контактов и заметок). Впрочем, несмотря на игнорирование Android и iOS, календарь и задачи синхронизируются с Google Calendar и Google Tasks соответственно.

C-Organizer поддерживает парольную защиту, шифрование. Запретить доступ («Сервис → Защита паролем…») можно к любому разделу органайзера. Кстати, органайзер удобно использовать как менеджер паролей, с возможностью генерации новых.

AM Notebook

Домашняя страница: http://aignes.com/notebook.htm

Интерфейс AM Notebook

AM Notebook — классический десктоп органайзер с четырьмя основными инструментами: заметки (Notes), задачи (Todo), календарь (Calendar) и адресная книга (Contacts).

Интерфейс AM Notebook поддерживает вкладки. Вроде бы небольшое дополнение, но работать становится комфортнее. В случае с AM Notebook, нюанс следующий: вкладки доступны только в заметках и в календаре, но и в данном случае независимо друг от друга.

Изменить язык интерфейса можно в настройках, русская локализация есть, хотя и с явными с огрехами в переводе. Для основных команд предусмотрены подсказки по горячим клавишам, отдельного раздела меню с их конфигурацией нет.

Теперь подробнее о создании заметок. Очевидно, что эта одна из главных возможностей AM Notebook, который можно назвать записной книжкой с дополнительными функциями органайзера. Кроме работы с текстом, возможно создание таблиц (Spreadsheets) с поддержкой формул/функций, а также диаграмм. Редактор текста позволяет добавлять таблицы, изображения, проверять орфографию (можно подключить русский язык, добавив словарь в формате *.dic из MS Office). Табличный модуль позволяет работать со считанным количеством формул — но и этого с лихвой хватает для простых подсчетов. Диаграммы и графики доступны в PRO-версии программы.

Задачи (Todo) создаются в «Планах». В свойствах можно указать группу, приоритет, выставить процент выполнения (шкала завершения отображается в списке задач, что весьма наглядно), настроить напоминание. Задачи также объединяются в группы.

Свойства задачи

Все напоминания можно отобразить единым списком — удобно отключать ненужные напоминания, не заходя при этом в каждый раздел. Есть будильник.

В Календаре создаются те же задачи (Task), но к разделу «Планы» они отношения не имеют (сказываются неточности перевода). Если пользователь отмечает опцию «Каждый день» (ошибка локализации, нужно: «Весь день»), задача перемещается вверх календаря. В целом, функциональность календаря весьма скромная, но этот недостаток отчасти компенсируется наличием режимов отображения — по дням, неделям, месяцам и т. д.

Календарь AM Notebook

Адресная книга соблюдает тот же минимализм, в ней нет возможности объединить контакты в группу или, например, добавить фото. Можно внести данные о контакте, указать способы связи, добавить заметку. Однако назначение некоторых полей неясно — во вкладке «День рождения» 5 граф для ввода имени и такого же количество дат.

Увы, несмотря на сильные стороны AM Notebook, нашлось место заметным недостаткам. Такие аспекты, как безопасность и приватность данных, упущены. Для сохранности личных нельзя установить пароль, зашифровать данные. В итоге, на органайзер можно положиться, будучи уверенным, что данные не попадут в руки злоумышленника.

AM Notebook поддерживает мобильные устройства, не предусмотрена синхронизация. Единственный способ подстраховки от потери информации, доступный в AM Notebook — резервное копирование данных.

WinOrganizer

Домашняя страница: http://www.tgslabs.com/ru/winorganizer/

WinOrganizer — один из наиболее функциональных органайзеров, предназначенный как для персонального, так и коллективного использования. В него входят планировщик, записная и адресная книги, менеджер паролей.

Окно программы разделено на две колонки, слева отображается содержимое органайзера в виде иерархии. WinOrganizer не привязывает пользователя к определенной структуре: в один тип данных можно вложить любой другой, причем вложенность может быть глубже двух уровней.

Интерфейс WinOrganizer

Для того, чтобы ознакомиться со списком дел, событий на повестке дня и другими предстоящими событиями, можно воспользоваться модулем «Сегодня». Это удобное представление по дням, неделям, месяцам, с возможностью печати и выбором шаблона для отчета.

Модуль «Сегодня»

В свойствах, при создании задачи, представлено внушительное количество опций, включая расширенные настройки оповещения: интервал напоминаний, настройки звука, поведение программы по истечению срока оповещения, запуск действия. Задачи можно сортировать по таким критериям, как приоритет, состояние, исполнитель.

Оповещения закрепляются не только за событиями, но и типами данных WinOrganizer, вплоть до контактов и паролей.

Настройки оповещения

Адресная книга имеет стандартный набор полей. Следует отметить то, что поля можно вывести единым списком. Настраиваются колонки в адресной книге, что удобно для отображения только самой необходимой информации о людях. Контакты можно синхронизировать только с PocketPC.

В программе присутствует менеджер паролей. Набор возможностей стандартный, среди них есть опции «Прятать пароль во время набора» и генератор паролей. В WinOrganizer, к слову, можно ограничить доступ к любому документу («Свойства документа — Защита паролем»).

Как уже было сказано, в органайзере можно работать нескольким пользователям одновременно, в том числе совместно редактировать заметки и другие записи. Записная книжка поддерживает импорт/экспорт в Word и WordPad (RTF), работает с таблицами, изображениями, проверка русской орфографии есть. Синхронизация осуществляется через сервер баз данных GSDataServer.

Diary from Enot

Домашняя страница: http://soft-enot.com/

Интерфейс Diary from Enot

Предельно простая программа, в которой нельзя создавать заметки, нет адресной книги и большинства основных компонентов органайзера, в наличии только встречи и напоминания. Diary from Enot синхронизируется с Google Calendar, поэтому этот легковесный органайзер можно воспринимать как облегченную десктоп-версию известного сервиса. Однако нужно сделать оговорку, что Google Calendar предоставляет гораздо больше опций, чем данный органайзер. Здесь нельзя создать несколько календарей, настроить доступ, опубликовать расписание в Интернете, не говоря уже о том, что веб-интерфейс предоставляет несколько удобных режимов отображения календаря. В Diary from Enot разработчики, по-видимому, специально ограничили функциональность.

Интерфейс интуитивен, для добавления встречи либо напоминания нужно кликнуть по дате и добавить информацию в появившейся боковой панели, которую затем легко свернуть. Дни, которые содержат в списке события, отмечены жирным шрифтом.

Таким образом, использовать планировщик полезно лишь в том случае, если требуется максимально упростить организацию событий: буквально — открыть, добавить напоминание, свернуть окно и заняться другими делами. Если говорить о достоинствах, то сюда входят: простой русскоязычный интерфейс, бесплатность. Если же оценивать Diary как полноценный органайзер, это будет сплошная череда недостающих функций.

Calendarscope

Домашняя страница: http://www.calendarscope.com/

Создание события в Calendarscope

Органайзер, предназначенный сугубо для планирования событий, праздников, памятных дат. Здесь представлен календарь в нескольких вариантах отображения — по дням, неделям, месяцам и годам. Также можно изменить градацию временной шкалы.

Всего три типа элементов — событие, повторяющееся событие и задача. Список событий и задач можно открыть в отдельном окне (Event list / Tasks в меню View). В событии указываются место, приоритет, дата начала/окончания, категория — одна или несколько. Рядом с графой Priority, можно настроить контекст, маркированный определенным цветом.

Выбор темы для события

Напоминания доступны для всех видов событий, но нельзя настроить отдельное уведомление без какой-либо привязки.

Для синхронизации с календарем разработчики предлагают воспользоваться их же продуктом HandySync. Благодаря этому, возможна синхронизация Calendarscope с Pocket PC, Apple iPhone, Android, RIM Blackberry и другими устройствами. Единственное «но»: HandySync — также платная программа.

Сводная таблица

Программа LeaderTask C-Organizer AM Notebook WinOrganizer Diary from Enot Calendarscope
Разработчик Органайзер ЛидерТаск CSoftLab Aignesberger Software GmbH The Golden Section labs Soft-Enot Duality Software
Лицензия Shareware (990 руб +) Shareware (500 руб +) Freeware / Shareware (Pro, 29,95 Euro) Shareware (750 руб +) Freeware Shareware ($ 29,95 + )
Локализация + + + + +
Задачи + + + + +
Календарь + + + + + +
Напоминания + + + + + +
Липкие заметки +
Менеджер паролей + + +
Совместный доступ + + +
Поддержка мобильных устройств iPad, iPhone, Android Pocket PC, Palm PocketPC
Синхронизация MS Outlook Google Calendar, Google Tasks Google Calendar
Безопасность Шифрование, защита паролем Шифрование, защита паролем Защита документов паролем
Адресная книга + + + +

Приветствую, дорогой читатель!

С каждым днем в мире растет число людей, пользующихся ежедневниками. И это не удивительно, ведь ежедневник — простой и современный инструмент планирования времени, который удобно носить с собой. Но как правильно вести ежедневник? Как сделать его незаменимым помощником, помогающим увеличить свою продуктивность? Эти вопросы мы подробно разберем в сегодняшней статье.

Какие преимущества дает ежедневник

Ежедневник есть практически у каждого бизнесмена, а также представителя любой другой профессий, требующей планирования времени. Почему же ежедневник так популярен, и какие преимущества дает ведение ежедневника? Давайте выделим лишь несколько основных причин.

Помогает расставить приоритеты

С его помощью можно отделить главные задачи от второстепенных, определить степень их важности каждой задачи в данный момент. Просчитайте приблизительное время, необходимое для выполнения определённой задачи и сопоставьте её с реальными временными затратами. Так вы учитесь анализировать и планировать дальнейшую работу.

Укрепляет мотивацию

Правильно будет выделить не только страницы, на которых вы будете фиксировать рабочие задачи, но и те, что относятся к свободному времени. Это может быть хобби: тренажёрный зал, плавание, велосипедные прогулки, походы, секции, посещение тренингов по личностному росту, рукоделие. Кроме повседневных заданий выделяйте отдельную страницу для собственных достижений, куда заносите личные успехи, даже если они и покажутся кому-то незначительными.

Читайте также: как перестать откладывать дела на завтра?

Увеличивает трудоспособность

Выделив основные задачи, человек начинает работать эффективнее. Отметив и выполнив наиболее приоритетные дела в течение дня, человек успевает намного больше, чем действуя «вслепую». Главное, начинать работать со сложных задач и длительных проектов, дабы впоследствии иметь возможность переключиться на несложные задачи, но никак не в обратной последовательности.

Польза ежедневника очевидна. Теперь давайте перейдем к главной части нашей статье — разберемся, как правильно вести ежедневник.

10 золотых правил ведения ежедневника

Ведение ежедневника — это совсем не сложная задача, но чтобы процесс проходил максимально эффективно, соблюдайте несколько простых правил:

Правило №1. Выберите формат планирования

Определитесь, зачем вам нужен ежедневник и какого он должен быть формата. Подумайте, будете вести записи только для работы или отмечать личные дела? Можно совместить и то и другое. Теперь можно идти и выбирать подходящий вариант. Дизайн может быть самым разнообразным, что зависит от вкусовых предпочтений владельца ежедневника. Ориентируйтесь на собственные вкусы!

Правило №2. Носите ежедневник с собой

Ношение ежедневника в течение дня поможет Вам всегда держать список необходимых дел и задач под рукой. Теперь, когда весь распланированный день перенесён на бумагу, вы не забудете ни об одной поставленной задаче, ведь всегда можно открыть собственные записи и посмотреть, что у вас впереди. Если первое время вы будете забывать ежедневник на столе, дома, в офисе, в автомобиле — не расстраивайтесь. К правильным привычкам нужно привыкнуть.

Правило №3. Приучите себя к постоянству

Приучите себя во что бы то ни стало записывать грядущие события. Для этого удобнее всего выбрать 5-10 минут в день, в течение которых вы будете составлять список дел на завтрашний день, а также подводить итоги минувшего дня. Вам может быть лень, но помните, что правильные привычки формируются в течение двадцати одного дня. Пройдёт неполный месяц и вы почувствуете, настолько стали организованы и как проще вам теперь жить. Теперь привычка записывать предстоящие события всегда с вами.

Правило №4. Ставьте долгосрочные планы

При ведении ежедневника важно помнить, что записывать в него нужно не только задачи на предстоящий день, но также долгосрочные цели. Вот вам отличное средство самоорганизации. Когда мы переносим мысли на бумагу, головной мозг посылает определённые сигналы, направленные на достижение запланированного. Также мы учимся запоминать информацию. Помните, как в школе писали шпаргалки, но не пользовались ими. А всё почему? Секрет в том, что когда мы переносим мысли на бумагу, автоматически запоминаем информацию. Эта система работает и с ведением помощника в организации дел.

Читайте также: как правильно ставить цели?

Правило №5. Разделяйте страницу на 2 колонки

Степень важности и сроки — вот основные критерии, руководствуясь которыми необходимо распределять задачи на важные и второстепенные. Жёсткие задачи, которые нужно выполнять строго в определённое время должны быть в отдельном столбце с указанием конкретного времени. Гибкие задачи, не привязанные к временному промежутку (которые можно выполнять в любое время дня) — должны быть в другом столбце. Это ключевой принцип планирования, который помогает вовремя выполнять задачи, привязанные ко времени, при этом не забывая о задачах, у которых временной привязки нет. Начиная вести записи, не забывайте отводить время на отдых, ведь без него продуктивной работы не получится.

Правило №6. Будьте сдержаны в собственных планах

При ведении ежедневника помните, что планировать много — изначально неверный путь. Жёсткий график негативно отражается на состоянии центральной нервной системы, потому правильно будет оставить промежуток времени между задачами. Представьте ситуацию, что у вас запланировано несколько дел подряд, а на первой встрече вы задержались по независящим от вас обстоятельствам. Следующий клиент пришёл раньше и уже звонит вам. Результат: напряжённый график, расшатанная нервная система и непродуктивный труд. Вы ведь не этого добивались? Тогда помните, что правильно будет вести умеренный рабочий ритм. Не перегружайте свой организм и он отблагодарит вас.

Правило №7. Расставляйте приоритеты

Запомните золотое правило: сначала выполняем важные дела, потом переходим к второстепенным. Так вы сохраните нервную систему в рабочем продуктивном состоянии. Не начинайте выполнять несложные задачи, пока не расправились со сложными. Красным цветом выделяйте особо важные дела, синим — те, которые можно отложить на более позднее время без ущерба для трудового процесса. Зелёным цветом выделяйте задачи, несвоевременное выполнение которых не приведёт к неприятным последствиям.

Правило №8. Начинайте со сложных дел

Наиболее эффективная рабочая модель предполагает, выполнение наиболее сложных задач тогда, когда у Вас ещё есть силы и энергия. Такой подход правильный и с точки зрения психологии, ведь вы вздохнёте с облегчением и приступите к более лёгким и приятным задачам. Если каждый свой день начинать с такого дела, остаток суток вы проведёте в приподнятом настроении и с чувством выполненного долга приступите к более привычным делам.

Читайте также: как избавиться от лени: 7 эффективных методик

Правило №9. Не держите всё в голове — доверьте ежедневнику

Помните, что правильно будет вести записи на завтра за пятнадцать минут до окончания сегодняшнего рабочего дня. На этом вы захлопнули ежедневник и занялись личными делами. Работа остаётся в пределах офиса, а дома вы уже думаете о личном. Не переносите рабочий процесс в семью, не обсуждайте работу со второй половинкой, детьми, пусть все трудовые моменты остаются там, где им положено быть — на страницах ежедневника.

Правило №10. Отмечайте выполненные дела

При завершении очередной задачи отмечайте её в ежедневнике. Так вам будет намного легче работать, ведь чувство выполненного долга способствует выработке гормона счастья. Когда работа в удовольствие, что может быть лучше? Потому возьмите за привычку вычёркивать выполненные дела.

С основными правилами ведения ежедневника разобрались, теперь давайте обсудим тонкости выбора ежедневника.

Как правильно выбрать ежедневник?

На что обратить внимание при покупке помощника для планирования дел? Главное правило состоит в том, что ежедневник должен быть визуально приятен. Это выступит дополнительной мотивацией правильно его вести. Ориентируйтесь на собственный вкус, не забывая при этом, что ваш новый помощник должен быть компактен. Его придётся носить с собой повсюду, а значит он не должен занимать много места. Ситуации в жизни бывают разные, потому учтите это при выборе ежедневника.

Покупаете вы его минимум на двенадцать месяцев, потому бумага должна быть качественной, чтобы в процессе ведения записей вы не столкнулись с таким явлением как выгорание страниц. Заказать ежедневник можно также по индивидуальному проекту, что как нельзя лучше подчеркнёт особенности его владельца, независимо от пола и возраста. Существуют ежедневники в кожаном переплёте, с пронумерованными или нет страницами, с возможностью внесения контактов и номеров телефонов, что будет не лишним.

Как вы будете вести записи — решать вам, но тайм-менеджмент должен приносить удовольствие и вырабатывать стойкую привычку не забросить это дело в первые дни. Потому к выбору данного предмета необходимо отнестись правильно и со всей ответственностью.

Виды ежедневников: с датами или без?

Существует два вида ежедневников: с напечатанными датами и без них. Датированный ежедневник рассчитан на то, что его владелец будет чётко структурировать рабочее время. Такой вид блокнота позволит решить большее количество проблем с повышенной эффективностью, благодаря правильному распределению временных ресурсов и использованию личных энергозатрат. Если у Вас есть необходимость планировать мероприятия, встречи, события на несколько недель или месяцев вперед, Вам подойдет именно датированный ежедневник.

Ежедневники без дат разработаны для людей, не сильно увлекающихся планированием и не являющихся приверженцами ограничений. Такие блокноты любят вести творческие личности, у которых нет необходимости планировать мероприятия, встречи на несколько месяцев вперед. Кроме того, такой ежедневник отлично подойдет тем, кто не собирается планировать каждый день, а может иногда пропускать дни, делая их свободными от планирования.

Типы ежедневников: бумажный или электронный?

По типам ежедневники разделяют на электронные и бумажные версии. Если вы являетесь приверженцем современных технологий, то пользование бумажным ежедневником может вызвать массу вопросов. Не расстраивайтесь. Не нужно ломать голову, как правильно вести ежедневник, ведь производитель позаботился о вас, создав программу в электронном виде. Выбор за вами! Плюс такого ежедневника в том, что для его ношения нет необходимости выделять дополнительное место, он будет у вас в телефоне, компьютере или планшете. Это неоспоримый плюс, а вести такой дневник — одно удовольствие.Неоспоримым преимуществом электронной версии ежедневника выступают напоминания о событиях, интуитивное управление, приятный дизайн, лёгкое редактирование документов, возможность добавления мультимедийной информации.

Как ни странно, но большая часть людей на сегодняшний день отдает предпочтение именно бумажным ежедневникам. Их удобство и простоту, видимо, пока ещё не удалось превзойти ни одной электронной программе.

Как ежедневник меняет жизнь в лучшую сторону

Учёные считают, что планирование рабочего дня способствует самоорганизации и выработке дисциплины. Правильное ведение ежедневника помогает развивать самодисциплину, а также повышать эффективность профессиональной деятельности сотрудника компании. Деловому человеку чрезмерно важно контролировать даты сдачи отчётов, развивать умение правильного распределения рабочего времени. Такие меры способствуют выработке стрессоустойчивости, ведь от форс-мажоров не застрахован никто, а ежедневник помогает научиться правильно реагировать на подобные ситуации.

Со временем вы увидите, насколько полезной оказалась привычка вести дневник, организовывать собственный день. У вас появится больше времени на собственные увлечения, а работа перестанет охватывать все жизненные сферы. Не зря ввели понятие «гигиена труда», но, к сожалению, не все люди понимают как важен полноценный отдых. С помощью ведения ежедневника вам удастся правильно распределять временные ресурсы, повышать собственную продуктивность, не нанося ущерб личным интересам.

За менеджментом времени — будущее, потому давайте идти в ногу со временем и становиться более продуктивными во всех жизненных сферах!

5 креативных способов вести ежедневник

1. Bullet Journal

bulletjournal.com

В 2013 году дизайнер Райдер Кэрролл создал гибкую систему планирования, которая позволяет держать все задумки и дела в одном месте. Это Bullet Journal: Who, What and Why Bullet Journal — гибрид ежедневника, трекера привычек, списка идей и много чего ещё.

Для Bullet Journal идеально подойдёт Bullet Journal: The Notebook тетрадь в точку форматом А5: в такой удобно писать, чертить и рисовать. Но вы можете взять любой толстый блокнот.

Первые страницы оставьте для оглавления.

tinyrayofsunshine.com

Следующий разворот — план на полгода. Горизонтальными линиями разделите страницу на три сектора, в каждом из них напишите название месяца.

tinyrayofsunshine.com

Дальше — план на месяц. На странице слева выпишите столбиком числа и дни недели, занесите в план события и встречи, даты которых уже известны. На соседней странице укажите цели и планы, которые пока не привязаны к конкретным дням.

tinyrayofsunshine.com

Следующий разворот отводится под ежедневные дела. Поставьте дату, выпишите столбиком все задачи. В Bullet Journal есть собственная система Bullet Journal: The System обозначений:

tinyrayofsunshine.com

Ещё в Bullet Journal можно создавать списки и коллекции (например, перечень книг, которые хотите прочесть), вести трекер привычек или учёт расходов. Записывайте всё, что хочется, чертите, рисуйте, фантазируйте, главное — не забывайте нумеровать страницы и вносить каждый раздел в оглавление.

В чём плюсы

  • Bullet Journal — недатированный ежедневник, его можно вести с любого дня. Или на время забросить и при этом не переживать, что останутся пустые страницы, которые могут сильно демотивировать.
  • Он объединяет в себе множество функций и помогает организовать разные стороны жизни.
  • В Bullet Journal есть оглавление, благодаря которому легко ориентироваться в своих идеях и планах.
  • Эта система планирования очень гибкая, в ней почти нет правил. Поэтому она подходит и минималистам, и творческим натурам.

В чём минусы

  • Тем, кто привык к классическим ежедневникам, система может показаться слишком мудрёной. Нужно запоминать условные обозначения, самостоятельно оформлять страницы, разбираться, как это всё работает.
  • Для «правильного» Bullet Journal понадобится блокнот в точку, такие продаются не везде.

Как можно оформить

Bullet Journal оставляет большой простор для фантазии. Вы можете обойтись только блокнотом и ручкой. А если душа просит творчества и ярких красок, попробуйте придумать интересное оформление для каждого разворота. Вот несколько вариантов:

2. Автофокус

Эта методика The Autofocus Time Management System помогает без особых усилий усмирить хаос в делах и не потерять важные идеи.

Подойдёт любая тетрадь. В неё нужно выписать все задачи, какие приходят в голову. Если какие-то из них привязаны к определённой дате, обозначьте её. Когда срочных дел не осталось, открывайте тетрадь и скользите взглядом по списку, выбирая те занятия, к которым сейчас лежит душа. Выполненные пункты вычёркиваются. Страницы без открытых задач помечаются крестиком.

Аналогично, в режиме потока, можно записывать идеи, мечты, планы и прочее.

  • Почти не требует времени и усилий. Не нужно делить дела на категории или использовать условные обозначения.
  • «Автофокус» подойдёт людям настроения и хаотичным натурам, которым тяжело даётся планирование.
  • Некоторые идеи и дела могут потеряться в таком большом списке. Особенно, если у вас плохой почерк.

«Автофокус» не предполагает особого декора: он задуман как очень минималистичная система планирования. Но после того, как вы выписали все дела, можно нарисовать фломастерами красивый заголовок. Или приклеить рядом с некоторыми пунктами тематические стикеры. Телефон — возле напоминания сделать звонок, конверт — там, где нужно отправить письмо. И так далее.

3. Муза и чудовище

goods.kaypu.com

Систему придумала художница Яна Франк — в первую очередь для творческих людей и фрилансеров. То есть для тех, у кого много гибких креативных задач.

Каждый рабочий час делится на блоки: 45 минут для творческой или интеллектуальной работы, а остальное время — для рутинных занятий. В эту пятнадцатиминутку лучше заниматься теми задачами, которые не требуют умственного напряжения. Если работаете дома, можно помыть посуду или полить цветы. Если в офисе — рассортируйте бумаги, снимите копии с документов.

Также Яна делает акцент на том, что творческие задачи обязательно нужно планировать, и как можно тщательнее. Так за них легче будет взяться и вы не потратите время на размышления, что вам сейчас делать. Не просто «написать статью», а «понедельник — ищу материал, вторник — составляю план, среда — пишу черновик, четверг — редактура». И так далее.

То же и с рутинами: составьте список занятий, которым следует уделять время ежедневно, еженедельно и ежемесячно, затем внесите их в блокнот.

  • Просто разобраться, подойдёт любая удобная тетрадь.
  • Систему легко адаптировать под себя и свои потребности.
  • Метод не подходит для тех, кто не распоряжается своим временем. Так, врач не выбирает, когда ему делать экстренную операцию.
  • Планировать дела таким образом сложно, если на работе у вас строгие правила — к примеру, всего один перерыв.

Изначально ежедневник «365 дней очень творческого человека», выпущенный на основе этой системы, напоминал раскраску. И Яна Франк приветствовала рисование и любые творческие эксперименты в блокноте. Например, вы можете подчеркнуть заглавия разделов с помощью декоративного скотча или вывести на полях страницы растительный орнамент.

4. Список не дел

bulletjournal.com

Метод создан для того, чтобы научиться расставлять приоритеты и успевать делать самое главное. Все задачи распределяются по трём спискам: дела, завершённые дела и не дела. В первый можно добавить только три пункта, не больше. Остальные занятия считаются не такими важными и оказываются в списке не дел.

Выполненную задачу из первой колонки нужно переместить во вторую. От этого, кстати, повышается How Checklists Train Your Brain To Be More Productive And Goal-Oriented уровень дофамина, а вместе с ним и продуктивность. В списке дел освобождается место для нового занятия, которое можно перенести туда из третьей группы.

  • Система помогает разобраться, какие задачи действительно важные, а какие можно оставить на потом.
  • Метод очень простой и удобный, подойдёт даже новичкам в планировании.
  • Какие-то задачи могут затеряться в списке не дел и так и останутся невыполненными.
  • Любителям всё структурировать такие заметки могут показаться слишком хаотичными.

Дополните списки картинками, стикерами и вырезками из журналов.

5. Система 1–3–5

На каждый день можно запланировать только девять дел, не больше. Первое — задача дня — самое главное, его обязательно нужно выполнить. Следующие три тоже важны, по возможности разберитесь и с ними. Остальные пять — это небольшие второстепенные дела, к которым можно приступить, если останется свободное время.

Незавершённые задачи переносятся на следующий день.

  • Просто, быстро, удобно. Подойдёт любой блокнот.
  • Система научит расставлять приоритеты.
  • Подойдёт тем, кто только начинает вести ежедневник.
  • Для тех, у кого очень много задач, лимит в девять дел за день может показаться смехотворно маленьким.

Например, сделайте рядом со списком задач красивый коллаж.

Как не забросить ежедневник

  • Для начала разберитесь, нужен ли он вам. Если память у вас хорошая, а задач не очень много, ежедневник будет пустой тратой времени и сил.
  • Ведите план так, как удобно. Даже если он не похож на красивые блокноты из соцсетей. Оформляйте тетрадь, как вам нравится, записывайте то, что считаете нужным: любые мелкие дела или только важные встречи. Нет никаких правил, и ежедневник — ваш инструмент, а не хозяин.
  • Выберите идеальный блокнот. Такой, который поместится в любую вашу сумку и не будет раздражать. Если вам страшно писать в дорогой тетради, лучше выбрать что-то попроще. Если пропущенные страницы нагоняют тоску и лишают мотивации, забудьте про датированные ежедневники.
  • Всегда держите блокнот под рукой. Носите его с собой на работу, прогулку и в кафе. Вытаскивайте из сумки сразу, как пришли домой. Перед сном не забудьте положить на прикроватную тумбочку.

Здравствуйте, уважаемые читатели блога! Планирование – неотъемлемая часть успешной жизни, и сегодня я хочу рассказать об одном его инструменте, а именно о том, как вести ежедневник, чтобы он помогал вам в делах, а не отнимал время и силы на заполнение.

Как выбрать подходящий?

  1. Чтобы было желание пользоваться ежедневником, важно уметь правильно его выбирать. Для начала сориентируйтесь по размерам, ведь не очень удобно носить с собой каждый день огромный блокнот, или пользоваться совсем маленьким, учитывая, что он всегда находится дома или в офисе. Как бы впечатляюще не выглядели огромные журналы, лучше от них отказаться. Формат А5 считается самым оптимальным, на крайний случай А6.
  2. Обложка должна быть кожаная, иначе, не то что через год, а уже через пару месяцев постоянного пользования вы будете держать в руках потрепанную и местами разваливающуюся книжечку.
  3. Для тех людей, кто не связан с миром бизнеса, а поэтому не обременен частыми встречами, совещаниями и прочими делами, требующими ежесекундного внимания, рекомендую завести еженедельник. Он отличается только тем, что на развороте страницы указаны дни недели, а не дни по часам.
  4. Приобрести следует датированный ежедневник, в крайнем случае, с возможностью заполнить даты самостоятельно. Этим необходимо будет заняться сразу же после покупки, при чём, проставлять даты до самого конца. Иначе есть риск забросить свой дневник с делами, ощутив скуку и отсутствие интереса продолжать планировать. А так сработает техника мотивации, вам ведь станет жаль пропущенные чистые страницы. Особенно если вы задумаете наказание – заполнять их обязательно рисунками или мотивирующими фразами.
  5. Обратите внимание на еженедельники на кольцах. Они удобны тем, что вы в любой момент можете вытащить лист и заменить другим, взять его с собой, чтобы не тащить весь блокнот и просто приобрести яркие разделители, чтобы разграничить темы и категории.
  6. Заполните свои данные, ведь может случиться такое, что вы его потеряете. Другим людям ваше расписание будет не интересно, а вот вам пригодиться, особенно, если захочется вспомнить, чем вы занимались год назад.

12 правил ведения

Итак, что нужно для покупки подходящего планнинга, вы в курсе, теперь давайте рассмотрим правила и рекомендации о том, как правильно его заполнять.

1.Разграничение жесткого и гибкого графика

Жесткий график – это когда у вас какое-то дело обязательно имеет привязку ко времени, к примеру, совещание в 11:30. А гибкий – это те задания, приступить к которым можно в течение дня, либо вообще перенести, то есть — разобрать документы, просмотреть почту и др.

И главной ошибкой многих является почасовое расписание «плавающих» задач, что может привести к неврозу. Ведь совещание может затянуться, начаться позже, отчего сдвигаются по времени и другие дела, не соответствуя вашим планам. И тогда вы будете разочаровываться и нервничать каждый раз. Что совсем негативно скажется как на здоровье, так и на работе. Но и без жестких задач тоже нельзя, иначе мы не будем выполнять работу в срок, мотивация снизится, да и производительность тоже.

Варианты решения данной сложности – это разграничение страницы примерно таким образом:

Жесткие Гибкие

Если вы будете просто возле каких-то дел проставлять время – вы рискуете упустить из виду что-то важное и значимое. Так что, помимо нумерации обязательно разделите на две колонки каждую страницу, этот приём значительно увеличит вашу эффективность.

2.Приоритетность

Часто совершается ещё один вид ошибки – задачи выполняются по мере поступления без учёта важности. Если вы читали статью про тайм менеджмент, то в курсе, что при планировании всегда нужно ранжировать задачи по мере их значимости.

Так что не стоит начинать работу с какой-то незначительной мелочи, пока над вами висят срочные и важные дела. Чтобы было проще ориентироваться в списке ежедневника, предлагаю придумать символы для каждого вида важности. У меня такая система:

  • А – невыполнение повлечёт серьёзные негативные последствия, поэтому приступить следует незамедлительно. Допустим, оплатить кредит, если в определённый срок вы не внесёте деньги, вам будут начислены штрафы и отчисления.
  • Б – в случае пропуска особо серьёзных последствий не будет, но лучше всё-таки выполнить, дабы облегчить себе жизнь. Например, если вы не купите продукты, то на ужин не получите желаемый салат, придётся довольствоваться тем, что есть в холодильнике, вроде и не страшно, но какая-то потребность не будет удовлетворена.
  • В – рекомендовано сделать. Игнорирование, неприятностей не привлечёт, но положительно скажется на самочувствии или рабочей деятельности, если вы решите сделать. Самые простые примеры – заменить шторы в зале, повесить картину в кабинет и т.д.

3.Лягушка

В тайм-менеджменте существует такое понятие, как лягушка, что означает очень неприятное и моментами ужасное дело. Так вот, начинать свой день следует именно с него. Во-первых, потому что неинтересные задачи выполняются долго и с усилиями. Во-вторых, потому что производительность человека на пике с самого утра. Об этом мы уже разбирались в статье про биологические ритмы человека. Да и выполнив неприятное задание, вы расслабитесь и спокойно приступите к следующим, без ощущения внутреннего дискомфорта из-за откладывания. Так обычно грешат школьники и студенты, занимаясь чем угодно, кроме подготовки к экзаменам. За что потом платят бессонной ночью и постоянным ощущением напряжения. И кстати, лягушку можно помечать красным цветом или просто ставить букву «Л» напротив графы.

4.Когда планировать?

Планировать следует начинать не с самого утра, отнимая у себя драгоценное время, а непосредственно вечером, минут за 20 до окончания рабочего дня. Если вы пошагово заранее распишите свою предстоящую деятельность, то ночью вас не настигнет бессонница на фоне продумывания планов на завтра, и с утра не придётся «ломать» голову над тем, куда бросаться в первую очередь.

5.Вычеркивать выполненное

Для мотивации и экономии времени всегда вычёркивайте сделанные задания. Тогда вам не придётся их снова перечитывать, а наблюдая за тем, сколько работы вы уже сделали, вы станете более уверенным в себе и успешным.

Ведь желание продолжать в том же духе будет сподвигать на решительные действия, исключая из жизни лень и пассивность.

6.Использование по назначению

Очень важно научиться использовать ежедневник по назначению, не путая с адресной книгой или книгой рецептов. Не вносить туда мысли, переживания и подобное, иначе чистые листы закончатся, да и в хаосе идей вы сможете упустить из виду что-то важное. Часто происходят ситуации, когда что-то нужно срочно записать, но для этих дел заведите специальные листы, вложив в кармашек блокнота. Если вдруг вы всё-таки расходовали разграниченные страницы, с помощью степлера прикрепите новые.

7.Цели

На первом листе или на закладке обязательно напишите ваши основные цели, это будет мотивировать, а также помогать формировать мыслеформы во Вселенную, для скорейшего претворения их в реальность. С процессом их создания и формирования, вы можете ознакомиться .

8.Личная жизнь

Помните, что существует не только карьера, но и личная жизнь, которую также иногда стоит планировать, иначе, увлёкшись проектом, вы пропустите утренник у ребёнка или не подготовитесь к приезду родителей, забыв встретить их в аэропорту. Да и в расписании должны быть приятные дела, чтобы сохранялось ощущение удовлетворения от жизни, при чём, полноценной.

9.Нет не выполненных задач

Ещё одно правило – обязательно не выполненные задания переносите на другие дни, не ленитесь переписывать, иначе вы рискуете потерять из виду что-то важное или упустить много времени, перелистывая каждую страницу и пытаясь вспомнить, что не успели завершить и где ещё необходимо ваше участие.

10.Креатив

Допускаются какие-либо креативные способы ведения еженедельника, главное, чтобы вам хотелось в него заглядывать. Например, с помощью рисунков, значения которых выпишите на отдельном листе. Посмотрите статью «Как пользоваться интеллектуальной картой: методы и примеры программ», некоторые моменты вы вполне сможете применять и в планировании деятельности, особенно, если взялись за большой проект, закончите который совсем не скоро. Или фиксировать для себя, с чем справились неплохо, а где поленились и не выложились на полную.

11.Не увлекаться

В первое время азарта будет масса, захочется придумывать новые дела, чтобы внести в список планнинга. Но держите себя в руках, очевидную информацию, в виде почистить зубы и отвести ребёнка в садик, вносить не стоит, потому что вам очень быстро надоест весь этот процесс.

12.Стикеры

Пользуйтесь клейкими стикерами вместо обычных закладок. На них вы сможете выписывать какие-то дела, переклеивая на другой день, если в запланированный не успели выполнить.

А на сегодня всё, уважаемые читатели блога! Выполняя эти простые правила, вы сможете наладить свою деятельность максимально удобно для достижения поставленных целей и потребностей. А напоследок хочу порекомендовать ознакомиться с моей статьёй «Самые эффективные и стратегически важные инструменты планирования деятельности человека», там есть список электронных календарей и коммуникаторов, которые значительно облегчат вам жизнь. Сил вам и вдохновения!

Материал подготовила Журавина Алина.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *